Assistant(E) en Charge Des Relations Avec Les - Lyon, France - Centre hospitalier Métropole Savoie

Centre hospitalier Métropole Savoie
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Entreprise vérifiée
Lyon, France

il y a 4 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant(e) en charge des relations avec les usagers

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

DESCRIPTION DU POSTE

Un poste dassistant(e) à 100% en charge des relations avec les usagers est vacant à la Direction de la Qualité et des Relations avec les Usagers (DQRU), à compter du 18/09/2023.

Le poste est basé principalement à Chambéry. Déplacements ponctuels demandés dans le cadre de l'exercice des missions, notamment sur le site d'Aix-les-Bains.

1° Poste et missions

Lassistant(e) en charge des relations avec les usagers assure laccueil téléphonique et/ou physique des usagers, gère le traitement des demandes daccès aux dossiers médicaux, contribue au traitement des plaintes et réclamations pouvant donner lieu ou non à indemnisation en lien avec lassureur de létablissement et assure le secrétariat de la Commission des Usagers (CDU).

Lassistant(e) assure également le secrétariat de la direction relatif notamment aux relations avec les usagers et procède aux tâches administratives de la direction.

2° Activités principales

Lassistant(e) en charge des relations avec les usagers:
Assure laccueil téléphonique et/ou physique des usagers et, en fonction des procédures existantes dans la direction, apporte une réponse ou une orientation adaptée à la demande ;
Assure un suivi du traitement des plaintes et réclamations : procède à lenvoi des demandes dinformations et de renseignements dans les unités de soins, synthétise les éléments reçus et participe à la rédaction des courriers de réponse aux patients, procède de manière régulière aux relances des services en veillant à garantir le respect dun délai raisonnable de traitement ;
Prépare les dossiers à présenter à la Commission des Usagers et gère la planification et lorganisation matérielle des médiations, ainsi que leur suivi ;
Gère les demandes daccès aux dossiers médicaux, vérifie les pièces justificatives demandées, veille à garantir les délais de traitement au regard de ses attributions (analyse de la recevabilité des demandes), oriente les demandes vers les unités de soins en fonction de la procédure en vigueur, et assure la facturation des copies ;
Concernant les demandes contentieuses relatives à des dommages corporels, accuse réception de la demande, puis oriente celle-ci vers lassureur, suivant le circuit de traitement des plaintes et réclamations, et participe à leur suivi en lien avec les unités de soins ;
Assure le traitement des demandes dindemnisation pour dommages matériels adressées par les usagers au directeur, en lien avec lassureur et les unités de soins ;
Contribue au recueil de données dans des tableaux de suivi statistique de la DQRU et participe au remplissage du rapport annuel de la CDU à lARS ;
Assure un rôle de relai et d'interface au sein de l'équipe DQRU ;
Participe à la démarche de certification en tant que membre de l'équipe DQRU ;
Assure avec autonomie et proactivité le suivi de dossiers spécifiques confiés par la personne en charge des relations avec les usagers (PCRU) et/ou le directeur de la qualité et des relations avec les usagers ;
Participe aux réunions de service de la DQRU.

3° Activités spécifiques

Lassistant(e) en charge des relations avec les usagers assure au global le secrétariat administratif de la DQRU:
Réception et traitement du courrier ;
Rédaction ou mise en forme des courriers ;
Organisation de réunions et réservation des salles ;
Gestion des congés et RTT des agents de la direction sur AgilTime ;
Gestion des consommables et de la papeterie du service ;
Archivage des dossiers.

Il/Elle assure la gestion de l'agenda du directeur et le suivi des dossiers en fonction de ses demandes spécifiques.

4° Temps de travail - Horaires

Poste à temps plein du lundi au vendredi. Horaires 8h30 12h / 13h30 17h, sauf spécificité du mardi.

Le poste est basé à Chambéry.

Décompte horaire, soit 37h30 et 15 jours de RTT

5° Encadrement / Organisation

Lassistant(e) en charge des relations avec les usagers est encadré(e) par la personne en charge des relations avec les usagers (PCRU), sous lautorité de la directrice de la qualité et des relations avec les usagers.

Il/Elle travaille en binôme avec lassistante qualité relations usagers qui la supplée en cas dabsence afin dassurer la continuité des tâches administratives et la permanence de laccueil physique et/ou téléphonique du service de la DQRU.

Il/Elle accompagne cette seconde assistante qualité relations usagers dans l'identification des priorités et des tâches à réaliser.

6° Compétences et qualités requises

Capacité à travailler en autonomie en rendant compte à sa hiérarchie

Capacité à la proactivité et à l'anticipation

Capacité à la priorisation des tâches

Rigueur, méthode et classement sur le plan organisationnel

Sens de laccueil ;
Qualités découte et de diplom
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