Assistant Administratif Service Enfance - Caluire-et-Cuire, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Caluire-et-Cuire, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- REDACTEURS TERRITORIAUX
- Référence:

- Service:

- Délégation solidarités, habitat et éducation,Plateau Nord Val de Saône, Maison de la Métropole de Lyon de Caluire, service enfance
- 12/06/2023

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au cœur de son action métropolitaine et met en œuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l'ensemble de la Métropole de Lyon composée de 9 directions territoriales dotées elles-mêmes de sites ancrés en proximité : les Maisons de la Métropole de Lyon (MDML). En première ligne de la solidarité et au plus près des usagers, les MDML sont des lieux d'accueil et d'accompagnement dans les domaines de la protection de l'enfance, de la protection maternelle et infantile, du handicap, des personnes âgées, de l'insertion et de l'éducation.

L'assistant administratif assure le secrétariat du service enfance et garantit le traitement et le suivi administratif de dossiers relatifs à la mission protection de l'enfance. Le service enfance est composé de 24 agents (assistants sociaux, éducateurs spécialisés..). L'équipe administrative est composée de 6 secrétaires enfance et 3 assistantes de gestion, réparties sur deux sites.

**Vos missions**:

- assurer une assistance à la réalisation de dossiers relatifs à la mission enfance : rédiger des notes, documents, comptes-rendus, synthèses, rapports de situations ; analyser des rapports, des situations et formuler des propositions ; élaborer des outils de gestion divers tableaux de suivi, bases de données et assurer leur mise à jour ; assurer un suivi des différents dispositifs enfance (échéanciers et tableaux de bord) ; réaliser des recherches documentaires diverses : collecte, synthèse d'informations, sélection et proposition ; coordonner les informations autour des dossiers ; organiser et participer à diverses commissions, réunions, instances,
- participer à l'instruction de dossiers : conduire le cas échéant des entretiens administratifs, pré-instruire les dossiers : répertorier les pièces indispensables, renseigner les éléments, procéder à l'élaboration des documents nécessaires à la constitution de dossiers, préparer les instances d'instruction et de décision, procéder à l'analyse des éléments des dossiers et élaborer les propositions de réponse, assurer le suivi de dossiers : respect des procédures, vérification, contrôle, respect des délais et échéanciers, communication des réponses aux usagers...
- assurer un suivi administratif pour le responsable de service : assurer le secrétariat des cadres (gestion de l'agenda, traitement du courrier, dactylographie des documents, suivi de documents, saisie de documents et/ou de données) : administrer des bases de données, des fichiers divers, participer à la création ou à l'amélioration des outils de gestion, logiciels : concevoir et mettre en place des outils de suivi et de mesure de l'activité (tableaux de bord ), mettre à jour ces outils, réaliser des états, requêtes et tableaux de bord, faire de la recherche d'informations, suivre l'évolution des réglementations applicables à la mission, contrôler le respect des procédures et de la réglementation : vérifier la mise en œuvre des décisions, s'assurer de la bonne exécution des procédures avant saisie, centraliser des demandes administratives, des éléments divers, gérer l'approvisionnement en fournitures, organiser la logistique de réunions et de séances de travail (assurer des réservations de salle, matériel, voitures...),classer et archiver des documents selon un ordre déterminé,
- exécuter, suivre, contrôler les enveloppes financières allouées à la mission enfance : suivre et contrôler l'exécution des budgets ; assurer la saisie des éléments financiers : contrôler les pièces justificatives ; identifier les écarts entre le prévisionnel et le réalisé et rendre compte à son responsable hiérarchique,
- accueillir, informer, orienter le public du service : assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires.

**Vos connaissances et compétences**:

- diplôme de niveau 4 (baccalauréat minimum),
- compétences en gestion administrative et secrétariat,
- connaissance des dispositifs relatifs à la protection de l'enfance,
- capacités à utiliser la bureautique et des logiciels métiers (IODAS).

**Vos aptitudes et qualités**:

- sens du travail en équipe,
- esprit d'initiative,
- rigueur,
- sens de l'écoute,
- discrétion professionnelle,
- capacité à traiter des informations,
- capacité d'organisation,
- qualités rédactionnelles,
- capacités de distanciation, gestion des conflits,
- capacité à s'adapter à son public.

**Conditions de travail**:
Lieu : Maison de la Métropole de Lyon de Caluire, 71-73 rue François Peissel, 69300 Caluire et Cuire

Temps de travail : 3 cycles de trava