Assistant D'agence - Moret-sur-Loing, France - VIVASERVICES - Moret-sur-Loing

VIVASERVICES - Moret-sur-Loing

Entreprise vérifiée

Moret-sur-Loing, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**A propos de nous**:
Notre agence VIVASERVICES propose un panel de prestations de services à domicile comme l'aide aux personnes en perte d'autonomie, le ménage et le repassage, la garde d'enfants et le jardinage.

Vous voulez rejoindre une équipe dynamique à taille humaine, à votre écoute et qui aime travailler dans la bonne humeur? Vous recherchez un travail proche de votre domicile et ne pas voir les journées passer ?

Alors n'attendez plus et rejoignez-nous Envoyez-nous votre CV.

**Description du poste**:
Pour accompagner notre développement et la structuration de notre agence **VIVASERVICES,** nous recherchons notre futur(e) assistant(e) administratif(ve).

Rattaché( e ) à la Directrice d'agence, vous aurez un rôle de support pour l'équipe encadrante et pour les intervenants à domiciles.

En étant le premier point de contact des prospects, clients et intervenants, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre agence. Vous occuperez le bureau d'accueil de notre toute nouvelle agence, rénovée récemment.

**Vos missions**:

- **Accueil et Support Administratif**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence pendant les horaires d'ouverture
- Saisir les appels entrants/sortants dans le logiciel métier
- Réaliser le traitement administratif des demandes clients dans un objectif de qualité
- Classer les documents dans les dossiers électroniques et physiques des clients et des salariés.
- Suivi des carnets d'entretien des véhicules de la société et prise de rendez-vous
- **Gestion du planning**:

- Participer à la planification des interventions et organiser les remplacements sous la supervision de la Directrice d'agence et de la Responsable de secteur.
- Assurer le suivi et la mise à jour des mouvements de clés dans le logiciel métier
- Assurer la supervision des pointages des intervenants à domicile
- **Assistance administrative - Commerciale**:

- Communiquer à la clientèle les informations pratiques et réglementaires sur les services de l'entreprise et nos modalités d'intervention (tarifs, informations sur les aides et financements, limites d'interventions )
- Aider à l'établissement des devis et assurer le suivi jusqu'à la mise en place des services
- Préparer les contrats clients
- Saisir et mettre à jour les données clients dans le logiciel métier
- **Assistance administrative - RH**:

- Saisir les congés et absences des intervenants.
- Préparer les contrats de travail, les avenants et la pochette d'accueil lors de l'arrivée de nouveaux salariés.
- Gérer les stocks d'équipements de protection individuelle (EPI).
- Saisir et mettre à jour les données salariés dans le logiciel métier
- **Communication Interne**:

- Participer activement à la vie de l'agence et à la cohésion d'équipe
- Assurer une bonne circulation de l'information au sein de l'équipe.
- Contacter et transmettre les informations opérationnelles aux intervenants

Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h45 à 17h du lundi au jeudi, de 8h45 à 16h le vendredi
**Profil recherché**
- **Formation**: Bac+2 en administration, gestion, sanitaire et social ou équivalent.
- **Expérience**: Une expérience sur le même poste dans le secteur sera appréciée
- **Compétences**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- La connaissance du logiciel Ximi est un plus.
- Bonne expression orale
- Bon rédactionnel
- Autonomie et excellentes compétences organisationnelles
- Capacité à gérer les priorités
- **Qualités personnelles**:

- Excellent relationnel
- Sens du service - empathie
- Bonne gestion du stress et capacité d'adaptation
- Rigueur et soucis du résultat
- Implication

**Pourquoi nous rejoindre ?**
- Environnement de travail convivial et bienveillant.
- Avantages sociaux attractifs (mutuelle d'entreprise compétitive, tickets restaurant)

Rejoignez l'aventure au sein de notre équipe administrative dynamique et engagée composée de Noémie, Jennifer, Laurence etVOUS

**Le poste est à pourvoir à partir du 1er juillet 2024 mais pour notre prochaine perle, nous sommes prêts à attendre si un préavis doit être effectué.**

Le processus de recrutement se déroulera selon les étapes suivantes:

- Premier entretien téléphonique
- Rendez-vous à l'agence pour un test pratique d'environ 1 heure et un entretien avec Noémie, la responsable de l'agence
- Entretien avec Jennifer et/ou Laurence, vos futures collègues de travail
- Notification de la décision