Assistant(E) de Direction - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:26/11/2023

**Date de parution **:26/11/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant(e) de direction F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
09h00-16h36

**Télétravail**:
1 jour possible

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Présentation du service**:
**La Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de l'Expérience patients (DQGREP) comprend différents secteurs**:

- Expérience Patients (chargées de relations avec les usagers et les associations, ministres du culte, représentants des usagers, patiente partenaire, designer en santé, stagiaires et apprentie)
- Service Social Hospitalier (une coordinatrice, assistée de 6 cadres socio-éducatifs et de leurs équipes, soit 180 agents)
- Qualité et Gestion des Risques
- Archives médicales
- Standard et Accueils

Environ 400 professionnels la composent.

**Deux assistantes de direction travaillent au sein de cette direction**:

- Une assistante de direction basée à Saint-Antoine en charge des secteurs Qualité, Gestion des Risques, Services Supports ;
- Une assistante de direction basée à la Pitié-Salpêtrière en charge des secteurs Expérience Patients et Service Social des Patients (concernée par cette fiche de poste)

L'Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière est un établissement public de santé, de proximité et de spécialités, d'enseignement et de recherche. Il est, de par sa taille, le premier groupe hospitalier français. Situé au cœur du 13e arrondissement de Paris, il regroupe, au sein de 90 bâtiments répartis sur 33 hectares, 77 services regroupés en 13 Départements Médico-Universitaires représentant l'ensemble des activités existantes.

**Vos missions**:
**Missions Générales**:

- Assister le Directeur Adjoint sur les secteurs Service Social et Expérience Patients
- Assurer, en binôme avec l'assistante de direction située à Saint-Antoine, le secrétariat de la DQGREP à l'échelle du GH

Les différents secteurs ont de nombreuses missions menées en commun, la répartition des missions n'est donc pas parfaitement stricte. Les deux assistantes se remplacent mutuellement sur leurs missions lors des congés. Elles prennent en charge les missions à l'échelle de l'ensemble des hôpitaux du GH. Les déplacements en-dehors de l'hôpital d'affectation sont exceptionnels mais ne sont pas à exclure en cas de besoin.

**Missions en lien avec la localisation du poste à la Pitié-Salpêtrière**:

- Le bureau étant localisé à la Pitié-Salpêtrière, il est attendu de l'assistant.e de direction de prendre part aux activités de la DQGREP au sein de cet hôpital
- Participation à la réception et au suivi des demandes de dossier médical formulées par les usagers à l'hôpital de la Pitié-Salpêtrière, notamment durant les congés de l'assistant chargé de cette mission : accueil des usagers, vérification des éléments réglementaires nécessaires, transmission aux services, suivi de la demande
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs de la Direction à la Pitié-Salpêtrière
- Gestion de la réservation des salles de réunion
- Gestion des stocks des produits et commandes
- Si le dispositif est activé en cas de crise (covid ou autres), participation au recensement des patients sur SIVIC

**Missions en lien avec les secteurs Expérience patients et Service social hospitalier du Groupe Hospitalier**:

- Gestion de l'agenda via Outlook du Directeur Adjoint : prise de rendez-vous/organisation de réunions et de commissions, préparation des dossiers en amont si besoin
- Gestion des appels téléphoniques et traitement/diffusion des courriers électroniques
- Traitement, mise en forme de documents et diffusion : courriers, rapports, comptes rendus de réunions
- Administration de fichiers et mise à jour régulière d'outils d'information et de communication (papier à entête, organigramme, annuaires internes et externes à la DQGREP), des listes de diffusion, etc.
- Gestion des stockages informatiques partagés
- Demandes d'assistance informatique ou d'interventions techniques diverses
- Gestion administrative des cadres des secteurs Expérience Patients et Service Social Hospitalier:

- Départs et changements d'affectation : élaboration des fiches de sortie
- Gestion et tenue des cartes de présence du personnel sur Gestime
- Gestion administrative des dossiers de stage en lien avec la DRH

**Profil recherché**:

- Qualités requises:

- Qualités rédactionnelles (esprit de synthèse, bonne maitrise de l'orthographe et de la syntaxe)
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Autonomie, prise d'initiatives et réactivité
- Rigueur et qualités organisationnelles
- Discrétion et Respect de la confidentialité

Compétences:

- Savoir prio