Adjoint-e en Gestion de Scolarité - Lyon, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes
Université Grenoble Alpes
Entreprise vérifiée
Lyon, France

il y a 1 mois

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Date limite de réponse : 19 février 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C
- Durée du contrat:
Du 20 février 2023 au 30 septembre 2023
- Localisation:
MEDIAT Rhône-Alpes
BU Droit et lettres 1130 Avenue centrale
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

Médiat Rhône-Alpes est le centre régional de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB), service interuniversitaire implanté à Grenoble et à Lyon. Le CRFCB est rattaché à l'université Grenoble Alpes. Ses missions sont la formation, l'étude, le conseil, l'information, l'orientation dans le domaine des bibliothèques, du livre et de la documentation. Ses actions sont diversifiées : formations professionnelles, préparations aux concours, conférences, journées et voyages d'étude, information et orientation pour les étudiants, les professionnels des bibliothèques et tout public.

Médiat Rhône-Alpes est une équipe de 14 personnes dont 4 exercent sur le site de Lyon. 2000 stagiaires ont été formés à Médiat Rhône-Alpes en 2020.

Missions principales

Sous l'autorité du responsable du pôle administratif et financier de Médiat Rhône-Alpes, vous assurerez l'accueil, le conseil et l'information des différents publics concernant l'offre de formation du centre. Vous participez également à la gestion des actions de formations, en effectuerez le suivi administratif et financier et coordonnerez le déroulement des formations en lien avec les organismes de formation et les responsables pédagogique de Médiat Rhône-Alpes.

Activités principales

Chargé d'accueil
- Accueillir et conseiller les différents publics de Médiat Rhône-Alpes
- Assurer la gestion du courrier
- Participer aux réunions du réseau des référents accueil de l'UGA et en rendre compte au n+1
- Mettre en œuvre la politique d'accueil de l'UGA

Gestion et suivi administratif des formations (appels d'offres et stages)
- Vérification de la régularité juridique, administrative et financière des dossiers
- Rédaction de devis, contrats et conventions de formation professionnelle et leur suivi
- Être l'interlocuteur privilégié du centre organisateur, de l'intervenant et des stagiaires pour organiser matériellement et administrativement la formation (recensement des besoins de matériel, accompagnement de l'intervenant, création et transmission de lien zoom, transmission des documents pédagogiques et des attestations de présence aux stagiaires)
- Transmission des données de facturation à la gestionnaire financière du pôle financier de Médiat Rhône-Alpes
- Alimentation des bases de données du service (logiciel SYGEFOR, planning des stages, tableau de suivi des appels d'offre et des intras)
- Rédaction des statistiques et des bilans de fin de formation

Gestion et suivi administratif des préparation aux concours
- Assurer la gestion administrative des actions de la formation : gestion des inscriptions, convocations, lien avec les formateurs, attestation d'assiduité, évaluation, mise à jour de la base de données
- Organisation logistique des formations : réservation des salles, du matériel pédagogique,...

Compétences attendues
- Connaître le fonctionnement de la formation continue et de ses dispositifs
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques et informatiques
- Utiliser des logiciels spécifiques concernés par la formation continue
- Gérer, planifier son activité et respecter les délais
- Savoir rendre compte et alerter
- Faire preuve d'esprit de synthèse
- Avoir une bonne capacité à travailler en équipe et avec des interlocuteurs multiples
- Savoir s'organiser, travailler en autonomie et avec rigueur
- Faire preuve d'adaptation face aux pics d'activité
- Avoir un bon sens du relationnel

Conditions de diplômes
- Sans diplôme

Rémunération
- A partir de 1709€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
- Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 229.5 €.

POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Mathilde BALAUD, chargé.e de recrutement-
- Sur le postePOURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
étudiants
- 6800 personnels- 30 écoles, facultés et instituts- 80 laboratoires de recherche-
LE LABEL HR EXCELLENCE IN RESEARCH
- L'Université Grenoble Alpes a obtenu en avril 2021
- le label "HR Excellence in research" attribué par la
- Commission européenne.
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