Assistant(E) de Direction - Blois, France - CG41

CG41

Entreprise vérifiée

Blois, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**IDENTIFICATION**
- **Localisation fonctionnelle**: Direction générale adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: DGAS
- **Affectation**: Pôle ressources et coordination
- **Taux du poste**: 100%****:

- **N° poste**: 01810
- **Télétravail**: classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service**

**FINALITÉ DU POSTE**

Placée sous l'autorité du responsable de pôle ressources et coordination DGAS, l'assistant(e) de direction participe en équipe au secrétariat du directeur général adjoint Loir-et-Cher Solidaire et de son adjointe (directrice ressources et innovations des solidarités). Il/elle assure également un appui administratif et logistique aux secrétariats des directions de la DGA sur des instances spécifiques et projets transversaux.

**MISSIONS PRINCIPALES**

**GESTION ADMINISTRATIVE**
- Assurer l'accueil et le filtrage téléphonique et physique,
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire,
- Réceptionner les courriers, documents, mails,
- Procéder à l'enregistrement, et traiter et/ou orienter les courriers entrants,
- Assurer le traitement spécifique et le suivi des courriers colibris et demandes signalées par le cabinet,
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents,
- Suivre et contrôler les courriers/documents sortants (relecture parapheurs),
- Organiser l'agenda du DGA LCS et de la DRIS,
- Préparer des fonds de dossiers pour les réunions,
- Assurer la traçabilité des courriers, renseigner le logiciel de dématérialisation colibri,
- Suivre des rapports et visas dans le logiciel Oxyactes,
- Suivre des courriers de notifications des réunions CP, préparation des dossiers,
- Organiser la logistique de réunions et rédiger des compte-rendu.

**LOGISTIQUE**
- Commander mensuellement des fournitures,
- Réserver des salles de réunions et le matériel informatique.

**COURRIER**
- Réceptionner et trier le courrier de l'ensemble de la DGAS, et le redistribuer dans les directions et services,
- Assurer le lien avec le service courrier.

**Conditions d'exercice**:

- BTS Assistant(e) Manager requis

**COMPÉTENCES REQUISES**

**Savoir-faire/**
- Qualités rédactionnelles
- Compétence en secrétariat
- Capacité d'analyse
- Savoir alerter et organiser son temps de travail
- Respecter les délais

**Savoir-être/**
- Intérêt pour l'action sociale
- Qualités relationnelles indispensables
- Sens du travail en équipe
- Qualité d'écoute
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Autonomie, esprit d'initiative
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication
- Discrétion et secret professionnel

**Connaissances/**
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, OXY-ACTES, COLIBRI )