Assistant-e de Direction - Paris, France - Musée du quai Branly

Musée du quai Branly

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Contexte du recrutement et définition de poste**:
**Intitulé du poste** : Assistant-e de direction

**Statut/Type de contrat** : Fonctionnaire par voie de détachement ou contractuel sur CDD de 3 ans

**Catégorie d'emploi** : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)

**Métier de référence** : Secrétaire / Assistant de direction

**Rattachement hiérarchique** : Poste placé sous l'autorité directe de la Directrice de la communication

**Vacance du poste** : A pourvoir dès que possible

Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit public, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture, et de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation.

La direction de la communication du musée du quai Branly - Jacques Chirac définit et met en œuvre la politique interne et externe de communication de l'établissement. Elle est composée:

- d'un pôle en charge des relations avec les médias
- d'un pôle en charge des événements, des partenariats, de la publicité et de la communication interne
- d'un pôle digital
- d'un pôle en charge des affaires administratives, financières et juridiques

**Description du poste**:
L'Assistante / Assistant de direction assure le secrétariat de la direction de la communication et de sa Directrice et exécute des actes administratifs courants ainsi que des actes de gestion financière.

A ce titre, elle/il devra notamment:

- 1. Missions transversales_
- Contribuer à l'animation de l'intranet de l'établissement
- Gérer les abonnements presse du musée
- Participer ponctuellement aux vernissages et aux événements de relations publiques (organisation et accueil)
- Concevoir et mettre à jour le recensement de tous les événements de relations publiques des grandes institutions culturelles parisiennes
- Rédiger les ordres du jour et les compte-rendu des réunions avec la direction générale et des réunions de direction
- Contribuer à la coordination des plannings de réservation d'espaces, en lien avec le pôle presse
- Piloter en liaison avec les pôles concernés l'archivage électronique des documents
- Relever les boîtes mails « Communication interne » et « Communication » et transmettre aux directions ou agents concernés
- 2. Administration / assistanat_
- Gérer l'agenda de la directrice
- Distribuer le courrier et transmettre la presse sous format print
- Gérer les temps de travail sur le logiciel concerné (congés, absence, télétravail, horaires variables)
- Gérer les contacts : traiter les contacts entrants et sortants de la directrice, contribuer à la mise à jour des contacts de la direction et faire suivre aux directions concernées les informations sur les nouvelles nominations.
- Gérer les envois de catalogues à la presse et aux partenaires
- Préparer les déplacements et missions des membres de la direction
- Assurer les commandes de papeterie et de fournitures
- Effectuer les commandes de cartes de visite, cartes de communication
- Suivre les modalités d'accueil des nouveaux collaborateurs
- Assurer d'autres tâches relevant du périmètre de la DCOM : concevoir tout document utile à la demande de la directrice (PPT, Excel, Word ), suivre les interventions techniques,

**Relations professionnelles**:
En interne : en lien avec les Responsables et les agents de son équipe et/ou de sa direction, les Secrétaires et Assistants/Assistantes des autres directions transversales, Directions de l'administration des ressources humaines, comptable, moyens techniques et de la sécurité

En externes : en lien avec tout interlocuteurs externes, les prestataires (exploitant de l'établissement, autres sociétés externes)

**Profil recherché**:

- Formation en assistanat de direction (Bac + 2 / + 3), expérience d'au moins trois ans dans un emploi similaire
- Appétence pour la communication
- Maîtrise des techniques rédactionnelles pour la correspondance écrite (orthographe, grammaire, syntaxe )
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, Outlook) et internet
- Ponctualité
- Rigueur, organisation, sens des priorités
- Sens de s'anticipation, réactivité
- Qualités relationnelles, capacité à s'adapter à différents types d'interlocuteurs
- Sens de la confidentialité

**Conditions de travail** : Travail à temps complet.

**Résidence administrative** : Siège social de l'établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l'université PARIS cedex 07).
- Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._