- Gère les aspects administratifs des dossiers de demandes d'expertise et demandes de subvention : enregistrement des documents, préparation des comités de pilotage, préparation des notifications et de l'accord bénéficiaire ;
- Assure la contractualisation avec des experts/porteurs de projets et le suivi administratif (avenant, rupture de contrat ...) ;
- Participe à la gestion des passations de marché public (respect des procédures : publication, suivi, attribution...) ;
- Met à jour des tableaux de bord et de suivi existants ;
- Procède à l'indexation, au classement et à l'archivage de documents ;
- Gère les tâches administratives de secrétariat.
- Assure le suivi financier des missions d'expertise (vérification de la conformité des pièces comptables, des rapports financiers, préparation des bons à payer...) ;
- Vérifie les rapports financiers et des demandes de préfinancements sur le canal intervention ;
- Participe aux prévisions budgétaires ;
- Participe aux clôtures annuelles ;
- Participe à l'organisation des missions d'audits des projets.
- Assure ou appuie l'organisation logistique d'événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, ...) : déplacements (réservation de billets d'avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, ...) ;
- Élaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.
- Peut être amené à appuyer les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, ...)
- Peut être amené à appuyer les activités de suivi, évaluation et capitalisation (organisation d'ateliers, appui fiches techniques ou rapport, etc.)
- Formation supérieure BAC + 2 / 3 (BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative).
- Une expérience professionnelle réussie de plusieurs années sur un poste similaire.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
- Des compétences de base en comptabilité et en gestion sont essentielles et des connaissances juridiques sont un atout.
- Sens aigu de l'organisation et de la rigueur.
- Capacité rédactionnelle (français et parfois en anglais) et de synthèse.
- Sens de la diplomatie, du collectif, des relations humaines et capacités d'adaptation.
- Réactivité, autonomie - travail en équipe.
Assistant(e) de Projets - Paris, France - Expertise France
Description
Description de la mission
Vos principales missions ?
En appui des chargé.e.s de projets, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion administrative :
Gestion budgétaire et financière :
Gestion logistique :
Communication :
Suivi-évaluation-capitalisation :
Description du projet ou contexte
Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale , nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.
Au sein d'une équipe thématique de la direction des opérations, sous la supervision d'un directeur technique, de responsables géographiques ou thématiques qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l'Assistant.e de Projets vient en appui à la gestion des tâches administratives, financières et logistiques.
Profil souhaité
Compétences techniques :
Compétences transverses :