Assistant de La Direction Scientifique de L'insmi - Paris, France - CNRS

CNRS

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date Limite Candidature : lundi 11 septembre 2023

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:Assistant de la direction scientifique de l'Insmi (H/F)**
Référence : INS1670-AMIHOC-001
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS
Date de publication : lundi 21 août 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2023
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2 350 € à 2 477 € bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

**Missions**:
Au sein de l'Institut National des Sciences mathématiques et de leurs Interactions (Insmi) du CNRS et sous l'autorité de la responsable du pôle « finances » de l'institut, l'assistant-e de direction accompagne les directrices adjointes et directeurs adjoints scientifiques (DAS) afin de faciliter et d'optimiser le cadre d'exercice de leurs fonctions.

En étroite collaboration avec eux et avec le souci du développement d'une relation de confiance, elle/il assure l'organisation, la gestion et la coordination de l'ensemble des activités visant à les appuyer.

**Activités**:

- Appui à la direction scientifique:
- Anticiper, préparer et assurer le suivi des déplacements professionnels des DAS ; assurer le suivi des dépenses correspondantes (réservation des billets de train/avion et des hôtels, établissement des ordres de mission en France et à l'étranger, des bons de commande et des états de frais dans le système de gestion du CNRS).
- Réceptionner, trier et traiter les informations orales (accueil, téléphone...) et écrites (courrier électronique, courrier papier entrant et sortant).
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser logistiquement des réunions internes et externes, y compris celles mobilisant un niveau élevé de représentation (gouvernances d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche, notamment).
- Coordonner, au sein du pôle « finances », les déplacements et missions des invités des directeurs adjoints scientifiques.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions des DAS : documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions

Activités transverses auprès de la direction de l'Insmi:
- Participer à l'organisation des réunions et manifestations essentielles pour l'institut (journées des directeurs d'unité, des responsables administratifs,), en lien avec le pôle « communication » de l'Insmi.
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et accompagner la responsable du pôle « finances » dans l'élaboration et le suivi du budget de fonctionnement de l'institut, en particulier s'agissant des postes de dépense en lien avec l'activité des DAS.
- Travailler en étroite collaboration avec l'assistante du directeur d'institut et de la directrice adjointe administrative ; assurer le relais de celle-ci en tant que de besoin.
- Rendre compte, au moyen de points réguliers avec les DAS, de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
- Organiser le classement et la conservation des pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité.

**Compétences**:

- Connaissances:
- Avoir de bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Avoir une très bonne maîtrise orale et écrite de la langue française
- Gestion budgétaire et comptable (notions)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise )
- Langue anglaise : B1

Savoir faire:
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Savoir rendre compte et communiquer
- Savoir gérer les priorités et les urgences
- Être capable de rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Mettre en œuvre des procédures et des règles

Compétences comportementales:
- Dynamisme, réactivité, esprit d'initiative
- Rigueur et organisation
- Sens du relationnel et goût du travail en équipe
- Sens de l'écoute et de la communication
- Sens et respect de la confidentialité des informations

**Contexte de travail**:
Créé en 2010, l'Insmi a pour mission, en concertation avec les établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, de maintenir les mathématiques françaises au plus haut niveau international tout en leur permettant de répondre à la forte demande issue des autres disciplines et de la société.
Plus d'une centaine de structures nationales et internationales sont r