Assistant de Formation - Talence, France - GRETA-CFA Aquitaine

GRETA-CFA Aquitaine

Entreprise vérifiée

Talence, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Présentation de la structure**:
**Le poste est à pourvoir au sein du GRETA-CFA Aquitaine**

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 10 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment, Energie,
Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et
Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art ).

Le GCA recrute un(e) assistant(e) de formation à temps complet pour les missions décrites ci-dessous.

**Missions**

Il/Elle contribue à l'interface entre les usagers, les coordonnatrices, les conseillers en formation continue, les formateurs et l'établissement d'accueil, le service comptable.

**Contexte et activités**

En liaison avec les CFC et la coordonnatrice, les assistantes des établissements formateurs, les équipes pédagogiques et le service comptable, l'assistant(e) participe au processus global, de la phase d'accueil de la demande à celle de la mise en œuvre de l'action jusqu'au bilan de réalisation.

**Le suivi administratif des sessions de formation**:
**Pour les sessions ayant lieu sur le site de l'EFMS**:

- **Accueil et recueil de la demande**:

- Accueillir, recueillir et enregistrer l'ensemble des demandes téléphoniques (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d'emploi)
- Accueillir physiquement le public et les stagiaires (salariés et demandeurs d'emploi)
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l'offre et les modalités d'accès
- Suivre et/ou recueillir les prescriptions quotidiennement sur le serveur dédié
- **Traitement des demandes**:

- Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec la coordonnatrice, les coordonnateurs de site et les CFC
- Mettre à jour les prescriptions sur Aquitaine Cap Métiers
- Préparer les réunions d'information collective (convocation par mail ou courrier,)
- Préparer le dossier d'accueil des stagiaires et formateurs, conformes aux exigences Qualité.
- **Organisation de la prestation**:

- Accueillir et informer les stagiaires au moment des réunions d'information collectives, à l'entrée en formation et tout au long du parcours
- Constituer les dossiers administratifs des stagiaires (recueil des pièces constitutives, préparation des états d'émargement, formulaires qualité )
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d'accueil, résultats des positionnements, fiches de suivi par domaine de compétences )
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires
- Assurer les émargements, suivre les présences et vérifier les heures réalisées
- Relancer les stagiaires absents en collaboration avec les coordinations
- Effectuer la saisie des actions dans PROGRÉ
- Préparer les attestations de fin de formation et les attestations de capacités acquises
- Recueillir les évaluations de satisfaction, préparer la synthèse et la transmettre au service commun.

**Pour les sessions ayant lieu sur les autres sites**:

- **Accueil et recueil de la demande**:

- Accueillir, recueillir et enregistrer l'ensemble des demandes téléphoniques (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d'emploi)
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l'offre et les modalités d'accès
- Suivre et/ou recueillir les prescriptions quotidiennement sur le serveur dédié
- **Traitement des demandes**:

- Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec la coordonnatrice, les coordonnateurs de site et les CFC
- Mettre à jour les prescriptions sur Aquitaine Cap Métiers
- Préparer les réunions d'information collective (convocation par mail ou courrier,)
- **Organisation de la prestation**:

- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires
- Suivre les présences et vérifier les heures réalisées
- Effectuer la saisie des actions dans PROGRÉ
- Préparer les attestations de fin de formation et les attestations de capacités acquises
- Recueillir les évaluations de satisfaction, préparer la synthèse et la transmettre au service commun.

**Activités annexes**

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**:
**Relations hiérarchiques** : le CESUP est l'autorité hiérarchique et le chef d'établissement, responsable pédagogique, est le Supérieur Hiérarchique Direct de l'assistante.

**Relations fonctionnelles**:

- Il/Elle assiste les CFC et la coordination
- Il/Elle travaille en collaboration avec le service comptable.
- Il/Elle travaille en collaboration avec les AF et les coordonnateurs de site

**Taches**:

- Envoi des propositions de formation
- Recueil de demandes
- Convocations
- Préparation