Assistant communication - Villeurbanne, France - Université Claude Bernard Lyon 1

Description

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Mission

La Direction de la communication assure la communication interne auprès des personnels, des étudiantes et étudiants, ainsi que la valorisation extérieure de l'Université. Elle conseille les différents acteurs de l'Université ; réalise divers supports de communication, organise des évènements transversaux, en collaboration avec les étudiantes et étudiants et les services/composantes/laboratoires de l'Université.

Description du poste :

1) Ressources Humaines / Administratif :

• Gestion RH : congés et absences
• Abonnements presse
• Compte-rendu de réunion de service
• Mise en place de fiches de procédures
• Responsable des archives pour le service
• Evaluation et gestion des risques en collaboration avec le service de prévention des risque
• Mise à jour des fichiers (partenaires, publics ciblés, journalistes, etc.)

2) Finances :

• Contribution à l'élaboration du budget initial de la structure : collaboration aux dialogues & réunion de préparation budgétaires ;
• Gestion des commandes du service : réalisation des demandes d'achat, attestations de service fait, bordereaux de transfert interne, etc, en collaboration avec la DSF
• Gestion des prestataires : demande de devis, enregistrement des prestataires
• Gestion des inventaires
• Gestion des missions du service en lien avec le prestataire de voyage

3) Communication :

• Diffusion des documents de communication
• Participation aux réunions éditoriales et rédaction d'articles pour le site web
• Participation à la relecture des newsletters et des supports visant à être imprimés
• Gestion de projets de communication print ou audiovisuel (préparation de cahiers des charges, planning, suivi des prestataires, interface auprès des différentes parties prenantes...)
• Participation à la revue de presse

4) Evénementiel :

• Contribution à la conception et au suivi de toutes les actions évènementielles organisées par le service
• Organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et grand public
• Coordination de projets événementiels
• Gestion des stocks de goodies (prise en compte des demandes des services, réapprovisionnement au besoin, préparation des commandes)
• Gestion de la réservation des grilles d'affichage

Conditions particulières d'exercice : La personne peut être amenée à se déplacer sur les différents sites de l'université. Travail le soir et le week-end occasionnels pour les évènements

Profil

Nous recherchons quelqu'un de très organisé, autonome, qui saura gérer de manière rigoureuse le fonctionnement du service. Très à l'écoute, dynamique, en lien avec le terrain, elle accompagnera la mise en place d'événements internes ou externe.

Elle doit savoir palifier et respecter des délais, dotée d'une curiosité intellectuelle et d'un vrai sens du travail en équipe.