Assistant(E) de Gestion Administrative - Bouxwiller, France - cdg69

cdg69

Entreprise vérifiée

Bouxwiller, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Synthèse de l'offre

**Employeur**

***

**COMMUNAUTE DE COMMUNES DE HANAU - LA PETITE PIERRE**
10 Route d'Obermodern
Bouxwiller

**Lieu de travail**
- Bouxwiller

**Poste à pourvoir le**
- 01/03/2023
- 14/02/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint administratif
- Adjoint adm. principal de 1ère classe
- Adjoint adm. principal de 2ème classe**Métier(s)**
- Assistant ou assistante de gestion administrative**Ouvert aux contractuels**
- Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Descriptif de l'emploi**

La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre fusionnée depuis le 1er janvier 2017 regroupe 38 communes habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre établissement public en plein développement comprend 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d'optimisation des moyens et des résultats, nous recrutons, un(e) assistant de gestion administrative.

**Missions et conditions d'exercice**
- MISSIONS
- Accueillir et renseigner le public:
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public

Assurer la gestion du courrier " arrivé ":
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président

Assurer le suivi de la planification des réunions:
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d'une plateforme dématérialisée
- Assurer la tenue de l'agenda électronique pour le Président et les élus
- Assurer le suivi de l'occupation des salles
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions

Organiser les réceptions:
- Assurer l'organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l'Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés

Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l'Intercommunalité:
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés...)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l'Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l'ordre au sein de l'espace accueil et des espaces publics de la Maison de l'Intercommunalité

Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique:
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location
- Tenir à jour un tableau de bord de suivi

Assurer le remplacement de l'assistante de direction en cas d'absence:
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
- ...

Diverses tâches administratives- Gérer les stocks d'approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l'agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- ...

**Profils recherchés**
- COMPÉTENCES ATTENDUES:
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
- Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
- Sens du service public
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Être moteur et apporter des idées de développement pour un accueil de qualité

QUALIFICATIONS REQUISES:
- Permis de conduire et véhicule
- Diplômes : Bac Pro Services aux personnes et aux territoires - Bac Pro Gestion Administration -...
- CONDITIONS D'EXERCICE:

- Service d'affectation : Service ressources à la Maison de l'Intercommunalité - BOUXWILLER
- 35 heures par semaine, travail annualisé - présence obligatoire lors de l'ouverture de la structure (du lundi au vendredi de 8h30-12h / 13h30-17h)
- REMUNERATION:

- Rémunération statutaire -