Assistant Secrétariat de Direction - Belleville, France - Apajh

Apajh

Entreprise vérifiée

Belleville, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Foyer de vie - CDI - Belleville-en-Beaujolais (Rhône 69)

Référence : TR/69/GA/2023-13AD publiée le 13 juin 2023

**Renseignements administratifs**:
Lieu de travail : Belleville-en-Beaujolais, Rhône 69

Nature du contrat de travail : CDI

Date de prise de poste : 30/06/2023

Salaire / fourchette de rémunération : Selon ancienneté

Temps de travail : Temps partiel

Entité de rattachement : Fédération APAJH

Famille de métier / Métier : Direction, Administration & Gestion

Convention collective : CCN 66

Statut et classification : Non cadre

**Le poste**:
**Missions**:
Vous occuperez le poste d'Assistant secrétariat de Direction et vous serez amené à:
Etre support du personnel de l'établissement pour toutes les tâches administratives:
Gérer le courrier entrant et sortant
Gérer les appels téléphoniques, les messages
Produire ou finaliser des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions, brochures, modèles
Gérer en relation avec le service RH:
Diffusion interne des offres d'emplois APAJH
Le dossier de la médecine du travail (prise de Rdv)
Rédaction et suivi des contrats CDD (délais, signatures )
Déclarations Préalables à l'embauche (DPAE)
Préparation des éléments variables de paie
Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers suivants
Fournitures administratives et produits d'entretien (préparation et saisie des commandes, suivi stocks)
Assurance (déclarations et suivi des sinistres)
Suivre parc voiture, demande de devis
Gérer en relation avec le service comptabilité:
Prendre en charge les tâches préparatoires à la saisie comptabilité
Suivre les commandes (relances, réception, rapprochement des pièces )
Préparation de la facturation prix de journée
Suivi paiement client et relance
Suivre et mettre à jour les systèmes d'information : site internet, base de données des personnes (Via Trajectoire, Mediateam, SIRH )
Qualité du service rendu:
Appliquer les procédures existantes, proposer mise à jour
Aide à la mise en page et la rédaction des supports qualités
Collaborer aux enquêtes de satisfaction

**Présentation de l'établissement**:
Le Pré Vert Belleville accueille 18 adultes en situation de handicap nécessitant un accompagnement éducatif permanent dans les actes de la vie quotidienne. Dans le respect des valeurs de la Fédération des APAJH, l'établissement met en œuvre un projet de vie qui place le résident au cœur du dispositif d'accompagnement.

**Présentation de la Fédération**:
La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s'engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l'Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l'APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

**Profil**:
**Diplômes / Autres critères**:

- Vous recherchez une équipe à taille humaine qui vous fait confiance, un cadre de travail qui vous laisse de l'autonomie. ? Vous faites preuve:
- de dynamisme tout en sachant fait preuve de patience,
- d'un bon relationnel, d'une capacité à travailler en réseau et en équipe
- d'une capacité d'écoute et de communication,
- de discrétion, avec la faculté à gérer les relations et le stress

Vous avez de l'expérience dans:
- les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint),
- le respect de la norme rédactionnelles et orthographe,
- les méthodes de classement, le suivi tableau de bord
- les modalités d'accueil, la gestion d'un standard téléphonique,

Venez nous présenter votre projet.Vous avez un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT,...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion et vous souhaitez construire avec nous une société inclusive, un accès à tout, pour tous » écrivez-nous avant le 30/06/2023.

**Soft skills** (compétences comportementales) indispensables à ce poste**:

- Adaptabilité [?]
- Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles- Aisance relationnelle [?]
- Capacité à entrer en contact avec autrui et à être réceptif aux informations fournies par l'environnement, capacité à construire un réseau relationnel et à l'utiliser comme aide et support à son action. Capacité à adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges- Discrétion / confidentialité [?]
- Faire preuve de retenue dans