- Réalisation de la passation de marchés sur le projet : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations, enregistrement et suivi administratif des contrats ;
- Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants...).
- Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
- Rédaction de comptes rendus de réunions ;
- Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
- Mise à jour des tableaux de bord existants et des outils internes (suivi des contrats, des experts...).
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
- Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
- En coordination avec la CP admin-fi, élaboration des rapports financiers ;
- Préparation des clôtures annuelles et d'autres exercices budgétaires ;
- Préparation des audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
- Suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l'organisation des audits ;
- Appui à la mise en page de documents ;
- Appui au suivi-évaluation du projet ;
- Appui aux activités de communication ;
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données...) ;
- Diplôme de Bac +3 ou dans les domaines de l'événementiel, de la gestion administrative et financière, de la logistique, la communication, ou tout autre domaine jugé pertinent ;
- Excellente connaissance des outils de pilotage événementiel ;
- Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
- Appétence pour les déplacements sur le terrain ;
- Excellentes compétences organisationnelles et forte attention aux détails ;
- Capacité à travailler en autonomie, au service d'une équipe ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel Avancé, Word, PowerPoint, etc.) ;
- Maîtrise du français écrit et oral et de l'anglais, l'espagnol est un atout
- Esprit d'initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités
- Capable de s'organiser dans un environnement complexe
- Intérêt pour la thématique du projet
- Au moins 3 années d'expérience professionnelle dans des activités événementiel et ou de gestion administrative et financière ;
- Au moins une participation à la mise en œuvre d'événements à l'international
- Idéalement, une expérience professionnelle dans l'une des zones géographique du projet
de projet événementiel et administratif– Pôle ENTI – Projet Knowledge Hub - Paris, France - Expertise France
Description
Description de la mission
En étroite collaboration avec la Chargée de projet au siège d'Expertise France (Paris), le/l'assistante de projet événementiel et administratif sera en charge d'appuyer l'équipe du projet Knowledge Hub géospatial sur les aspects de la gestion événementielle, logistique, financière et comptable et de la bonne application des procédures administratives, financières et juridiques du projet. Il/elle sera également responsable de l'organisation logistique de différentes missions et événements organisés depuis le siège sur plusieurs zones géographiques (Amérique latine, Afrique, Asie).
Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du chargé d'événementiel et de logistique qu'il/elle se déplace régulièrement (1 à 3 fois par an) pour conduire sa mission.
Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive) :
Gestion logistique :
·En coordination avec la Chargée de projet, l'Assistant.e projet assure ou appuie l'organisation logistique :
oRéservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
oContrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
oGestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
oGestion des avances et remboursement de per diem
oRappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
oRéservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
oRéservation des hébergements
oPrévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
oAppui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
oSuivi budgétaire de l'organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
oAppui éventuel pour les passations de marchés des projets
Gestion administrative
Gestion budgétaire et comptable
Appui transverse
Description du projet ou contexte
De janvier 2023 à Novembre 2025, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l'Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l'utilisation des données spatiales produites par l'Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l'entreprenariat spatial.
Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l'UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré la politique open source promue par l'UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux.
Pour faciliter l'appropriation de ces données par un plus grand nombre d'utilisateurs, et notamment par les entreprises du numérique, le projet Knowledge hub consiste à organiser une série d'événements de sensibilisation (jusqu'à 6 événements) pour présenter les différents usages des données spatiales et faire monter en compétences les entreprises pour qu'elles intègrent les données spatiales dans leur business model.
Les activités à réaliser pour chacun des événements incluent :
L'organisation d'une conférence de sensibilisation sur le spatial en partenariat avec un acteur local (Université, Incubateur, agence spatiale...)
·L'organisation d'une demi-journée de matchmaking entre des entreprises locales et des experts européens du spatial
·L'organisation d'un concours d'idée (challenge) à destination d'étudiants en partenariat avec une université/école locale
·Lancement d'un appel à manifestation d'intérêt pour les entreprises souhaitant bénéficier d'un appui technique pour tester la faisabilité d'un projet d'utilisation des données spatiales européennes
·Mise en place d'un programme d'assistance technique en distanciel pour un groupe d'entreprises sélectionnées.
L'équipe responsable de la mise en œuvre du projet est composée des personnels suivants :
-1 chargée de projet basée au siège
-1 expert coordinateur global
-1 expert coordinateur local pour chaque événement
-1 expert spatial
-1 assistant.e projet, objet de la présente fiche de poste.
Un important volume d'experts court-terme sera mobilisé pour réaliser des missions ponctuelles.
Profil souhaité
L'assistante.e événementiel et administratif devra répondre au profil suivant :
Expériences professionnelles
Le/la chargé.e d'événementiel et de logistique devra justifier de :