Hôte d'accueil - Paris, France - Inserm

Description

L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Structure :

L'Administration du Siège (ADS) regroupe l'ensemble des pôles supports (Ressources Humaines, Finances, Système d'information et Affaires Générales) dédiés au conseil et à l'accompagnement des Départements fonctionnels présents sur le site de Tolbiac et sur le site annexe de Biopark.

Mission principale

Sous l'autorité du responsable du Pôle des affaires générales (PAG) de l'Administration du Siège (ADS), la personne recrutée, en charge de la fonction d'hôte et gestionnaire administratif-secrétariat, devra :

• Gérer les réservations des salles de réunions dans l'outil dédié
• Assurer l'approvisionnement, l'entretien et le bon fonctionnement des ressources en place dans les salles de réunions
• Procéder à la gestion administrative et financière au sein du Pôle (commandes, devis)
• Réaliser des tâches de secrétariat classique (mails, courriers, tableaux, classement, reportings divers)

Activités principales

• Gérer et valider les réservations de salles dans l'outil interne dédié
• Entretenir, approvisionner et s'assurer du bon fonctionnement des machines à café à disposition
• Contrôler la mise en place des ressources nécessaires à la bonne tenue des réunions
• Faire le lien avec l'équipe technique en cas d'aménagements spécifiques
• Réaliser et tenir à jour les affichages et informations nécessaires aux visiteurs
• Etablir des commandes dans le progiciel de gestion financière selon les besoins, ou à l'appui de devis ou prix sollicités en amont
• Contrôler les livraisons et en assurer la bonne réception
• Suivre la bonne exécution des prestations ayant fait l'objet d'une commande
• Veiller aux approvisionnements et à l'inventaire des produits et fournitures
• Exécuter des tableaux de reporting, des plannings et des documents liés au fonctionnement du Pôle
• Accomplir des tâches de secrétariat classique

Connaissances

• Connaître les techniques de gestion administrative, de secrétariat et de communication (Pack Office Microsoft, messagerie électronique, applications de visioconférence)

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de communication
• Maitriser les outils bureautiques
• Adapter son discours aux différents interlocuteurs
• Savoir prioriser les tâches et gérer les urgences
• Avoir des capacités d'adaptation et d'anticipation

Aptitudes

• Sens de la communication, de la diplomatie
• Capacité à travailler en équipe
• Aisance et qualités relationnelles
• Sens de l'organisation, de la rigueur et de la gestion de planning

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience sur des fonctions similaires

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac Pro Gestion Administration