Assistant-e de Direction - Strasbourg, France - de l'Eurométropole de Strasbourg

de l'Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

N° annonce

E002515

Direction

Ressources humaines

Service

Service Pilotage RH

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35 H

Grade(s)

Rédacteur principal 2ème Classe
à Rédacteur principal 1ère Classe

09/04/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Dans le respect du fonctionnement posé par la collectivité, concourt à la structuration et à l'organisation du fonctionnement administratif de la direction et des principaux processus liés (gestion des courriers entrants et sortants, coordination de l'accueil physique et téléphonique, circulation des notes et des parapheurs, gestion des délibérations, lien avec le secrétariat général) vous participez à ce titre au réseau des assistant-e-s des services de la direction.

**Vous participez au secrétariat de direction**: gestion de l'agenda du-de la directeur-rice adjoint-e,et autant que de besoin du-de la directeur-rice, accueil physique et téléphonique de la direction, préparation des dossiers quotidiens, gestion du classement électronique et papier de la direction.

Vous contribuez à la communication interne de la direction par la mise en place d'outils transversaux.

Sous la responsabilité du directeur adjoint et chef du service pilotage RH,vous accompagnez les chefs de projet RH, sur une fonction d'assistance transversale, dans l'organisation du travail et la conduite des projets RH, notamment des missions Appui aux managers et Animation et communication RH.

Description des missions, Activités

**Gestion administrative et informatique**:
Assurer la gestion de l'agenda du chef de service/directeur adjoint et au besoin celui du-de la directeur-rice.

Assurer le suivi des délibérations, des notes et des parapheurs.

Assurer un accueil physique et téléphonique.

Gérer le temps de travail des agents-es du service Pilotage RH.

Assurer la fonction de responsable informatique utilisateur (RIU) du service Pilotage RH.

Tenir à jour les bases documentaires de référence du réseau RH (listes de diffusion numériques et organigrammes).

Appuyer les chargés de mission dans la gestion des espaces numériques dédiés aux projets et à la communication (portail numérique des managers ; portail numérique RH ; boîte mail générique DRH ).

Gestion de la programmation et suivi des échéances des projets RH:
Préparer, suivre et veiller à la bonne organisation logistique, technique et administrative de divers événements ou temps forts (réservation des espaces, préparation de la liste de présence, organisation de temps de convivialité, organisation technique, outils d'animation, accueil, etc.).

Appuyer les chargés de mission dans la programmation des groupes de travail et instances (équipe projet, comité de pilotage, etc.) relatifs aux différents projets du service.

Elaboration, en lien avec les chargés de mission, des supports de travail ou de communication:
Contribuer à l'élaboration des supports de communication (newsletter de la DRH, divers guides, plaquettes, supports numériques, etc.) et des supports de travail ou de réunion (notes, diaporamas, etc.).

Suivre les ordres du jour des différentes instances des projets, élaborer les comptes rendus y afférents et en assurer la communication.

Profil

Bac professionnel à Bac + 2 en gestion de projet, assistant de gestion PME PMI ou équivalent.

Expériences souhaitées et pratique avancée des outils informatiques.

Maîtrise des techniques de secrétariat.

Maîtrise des logiciels bureautiques.

Maîtrise des techniques et outils de communication ainsi que du fonctionnement d'Internet et d'Intranet.

Maîtrise des techniques de recherche documentaire, de classement et d'archivage.

Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures ainsi que des partenaires du service.

Connaissances en gestion des ressources humaines.

Capacités rédactionnelles.

Capacités relationnelles, sens de l'écoute.

Capacités à travailler en autonomie.

Sens de l'organisation, rigueur et méthode, capacité à gérer les urgences.

Esprit d'équipe.

Dynamisme,esprit d'initiative et d'anticipation.

Capacité à gérer le stress.

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Avantages liés au poste

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains