Assitant(E) Administratif - Bordeaux, France - ANMA - Architectes Urbanistes

ANMA - Architectes Urbanistes

Entreprise vérifiée

Bordeaux, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

ANMA -Architectes Urbanistes, dont le siège est basé à Paris, compte aujourd'hui une soixantaine de collaborateurs - architectes, urbanistes, paysagistes. Depuis plus de 20 ans, l'agence mène des projets très variés (logements, équipements publics, tertiaire) ainsi que des projets urbains stratégiques de grande ampleur dans plusieurs métropoles françaises et en île de France. Elle a ainsi développé un savoir-faire lui permettant d'emboiter à toutes les échelles les réflexions urbaines, paysagères et architecturales. Guidée par une approche sensible à l'esprit du lieu, ANMA conduit des projets qui résonnent avec le territoire et proposent des réponses concrètes à la transition écologique. Convaincue de la nécessité de concevoir ensemble, l'agence mise sur le partage des compétences et des expertises. L'agence développe actuellement ses compétences en paysage. Elle recherche pour cela un(e) Chargé(e) de projet paysagiste pour accompagner ce développement

Placé sous l'autorité du directeur administratif et financier et en collaboration avec le chef comptable:
**Administration des Projets et secrétariat des affaires courantes**
- Création et suivi des codes affaires liés aux contrats et communication à l'ensemble de l'agence ;
- Intégration des données de l'affaire, contrats, honoraires, cotraitants, etc. dans le logiciel ERP (OOTI) ;
- Suivi administratif des contrats : signatures, obtention des pouvoirs des co-traitants et/ou sous-traitants, déclaration des sous-traitances de tous natures auprès de la maîtrise d'ouvrage et actes modificatifs, etc. ;
- Suivi des projets : (éventuellement en lien avec les architectes /urbanistes) rédaction de courrier pour envoi de documents, etc.
- Optimiser, centraliser, classer, scanner les contrats, avenants, devis et autres documents contractuels ;
**Gestion de la facturation et relation avec les clients**
- Assistance à l'établissement du prévisionnel et veiller à la mise à jour du tableau prévisionnel ;
- Être pro-actif (alerter et adapter la facturation) en cas de décalage entre le prévisionnel contractuel et l'état d'avancement des dossiers ;
- Etablissement des proforma et de la facturation mensuelle sur l'ERP (ANMA et ses filiales) et dépôt dématérialisé des factures sur les plateformes (CHORUS,etc), Etablissement des DGD Maîtrise d'œuvre et réclamation ;
- Mise en place des réunions de facturation avec les équipes projets pour le suivi de la facturation ;
- Suivi des révisions des marchés et actualisation des honoraires ;
- Relation avec les clients, suivi des encaissements des factures (en lien avec le chef comptable) et assurer les relances des impayés ;
- Participer à l'élaboration du bilan annuel : facturation, justification des soldes clients, en cours, assurances, sinistres, contrats. ;
- Scanner, classer et archiver les documents de facturation ;
**Gestion des assurances des Projets**
- Etablir la déclaration d'assurance annuelle des projets ;
- Déclaration des Grands Chantier et suivi des polices d'assurance (CCRD) ;
- Déclaration des sinistres (DO/expertise) et suivi : Réaliser un point mensuel avec les chefs de projet pour dresser l'état d'avancement et de suivi des sinistres.
- Relire les documents sinistres et assurer la coordination des expertises ;
- Echanger avec l'assurance/avocats/experts pour optimiser les intérêts de l'agence et préparer les courriers de réponse

**Profil**

Vous êtes , polyvalent.e, organisé.e et vous aimez travailler en équipe, titulaire d'un BAC +2 minimum et reconnu.e pour vos compétences en bureautique. Maitrise du Pack Office (Excel et Word).
- Poste à pourvoir dès que possible
- Temps de travail : 37h hebdomadaires avec RTT
- Lieu de travail : Bordeaux centre
- Rémunération : selon profil

Vous possédez une expérience de 2 à 3 ans dans un poste similaire.

Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre

Avantages:

- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien
- Véhicule de fonction

Environnement de travail:

- En présentiel

Expérience:

- Gestion Administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel