Assistant de Direction - Reims, France - Université de Reims Champagne Ardenne

Université de Reims Champagne Ardenne

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Descriptif du poste

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e Assistant.e de direction au sein du Pôle de recherche et d'innovation AEROLAB.

Placé.e sous l'autorité de Lilian Joly dans ses fonctions de porteur du Pôle de Recherche et d'Innovation AEROLAB, il/elle aura pour missions:
- Gérer le planning et un ou plusieurs agendas complexes et fluctuants ;-
- Préparer et organiser les réunions et gérer les participants : ODJ, collecte des infos, préparation et suivi des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes-rendus ;-
- Rédiger des supports de communication (comptes-rendus, notes, rapports, correspondances, etc.) et tâches bureautiques (frappe de courriers, etc.) ;-
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en en externe ;-
- Organiser les RDV et les conférences téléphoniques ;-
- Organiser les interventions orales ;-
- Organiser les déplacements en France et à l'international?;-
- Organiser et gérer les différents évènements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, séminaires) ;-
- Gérer les notes de frais et le suivi des dépenses ;-
- Accueil physique des RDV ;-
- Gérer les appels téléphoniques ;-
- Utilisation d'outils collaboratifs ;-
- Réaliser la gestion administrative du courrier papier et électronique (mails) ;-
- Mettre en place des outils pour simplifier et optimiser le travail de la direction.Profil recherché

Formation de niveau Bac +2/3 (BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI) avec minimum 2 ans d'expérience au minimum.

**Compétences**:
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ;-
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise?) ;-
- Connaissances en gestion administrative et des normes rédactionnelles ;-
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) ;-
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation ;-
- Maîtrise de l'organisation d'événements ;-
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire ;-
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord ;-
- Bon niveau d'anglais (B2).**Aptitudes professionnelles**:
- Dynamisme ;-
- Esprit d'initiative ;-
- Discrétion ;-
- Organisation et rigueur ;-
- Capacités rédactionnelles ;L'assistant.e pourra être amené.e à se déplacer localement, mais aussi en région Grand Est ou en France.

**Conditions**:
CDD à pourvoir à pourvoir dès que possible pour une durée d'un an

Poste de catégorie A

Le poste étant situé dans une ZRR (zone à régime restrictif), le recrutement est conditionné par l'obtention d'un avis favorable du HFSD (Haut Fonctionnaire Sécurité Défense). En conséquence, la date de prise de fonction est précisée à titre indicatif et pourra être décalée.

Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Discrétion
Dynamisme

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Archivage
Assistanat de direction

**Voir plus**

Entreprise
- 5ème employeur du territoire champardennais, l'Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
- Pluridisciplinaire, elle forme près de étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).- Autres offres de l'entrepriseSalaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Aucune expérience exigée

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Agent de maîtrise / Technicien

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d'activité du poste

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR