Secrétaire (H/F) - Annecy, France - CAMSP Annecy

Description

TR/74/AA/2024-03S
Vous occuperez le poste de Secrétaire du Camsp d'ANNECY

**Finalité du poste**:
Emploi exigeant des connaissances générales et techniques qualifiées ainsi qu'une expérience professionnelle permettant de prendre des initiatives et des décisions pour adapter, dans les cas particuliers, ses interventions en fonction de l'interprétation des informations.
Dans le respect des procédures et de la règlementation, la secrétaire est chargée d'assister la direction adjointe dans la gestion administrative de l'activité.

**Elle est chargée**:

- De l'accueil physique et téléphonique
- De la transmission des informations
- De travaux administratifs, logistiques et informatiques
- Du secrétariat médical

**Missions principales et activités**:
La secrétaire est sous la responsabilité hiérarchique de la direction adjointe du CAMSP.
Dans le cadre de son poste et de par la situation géographique de celui-ci, la secrétaire est au carrefour de l'ensemble des activités de l'établissement.

**Dans le cadre particulier du projet de l'enfant et en lien**:

- avec les parents (ou personne titulaire de l'autorité parentale),
- avec l'équipe de soins (professionnels médicaux ou para médicaux)

**la secrétaire se doit**:
 De participer au bon fonctionnement du CAMSP, en assurant une transmission des informations la plus fiable, objective et complète possible.
 D'œuvrer à situer son travail dans une perspective pluridisciplinaire où l'approche globale de l'enfant, l'intérêt de celui-ci et de sa famille sont primordiales:

- En travaillant en équipe avec le souci de transversalité,
- En participant aux réunions de fonctionnement de l'établissement,
- En participant à des groupes de travail spécifiques (ex groupe accueil, COPIL ),
- En veillant à ce que le dossier de l'enfant soit organisé de sorte qu'il ait une bonne accessibilité et lisibilité,
- En mettant en place et en utilisant les outils de communication interne à l'équipe,
- En se soumettant aux règles de fonctionnement du CAMSP
 De relayer les informations entre l'équipe et la direction adjointe en cas d'absence
Missions spécifiques
Fonction accueil - information
La secrétaire assure une fonction essentielle d'accueil physique et téléphonique, de diffusion de l'information, de lien avec les services extérieurs.
Elle fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle.
Dans un souci constant de la meilleure information, elle tient à jour le planning des enfants, le planning général des membres de l'équipe, les fiches des enfants inscrits.
Elle met en place l'organisation du transport des enfants en voiture particulière ou en taxi, en assurant un suivi de la couverture sécurité sociale, en rédigeant les ordonnances de transport ou les demandes d'entente préalable, en respectant la liste des personnes à qui remettre l'enfant, en facilitant le contact parents-taxis sans se substituer à la famille dans sa responsabilité d'organiser le transport de son enfant.
La secrétaire, en lien avec la direction adjointe, prépare et participe aux réunions institutionnelles. Elle informe des premiers contacts effectués par les familles. Elle effectue une prise de note destinée à établir un relevé des sujets abordés ainsi que des décisions prises en équipe.
Dans sa fonction PRSI (personne ressource du système d'information), elle répertorie les dysfonctionnements des différents postes informatiques, les transmet à l'informaticien via l'information à la direction adjointe; dans ce rôle, elle assiste les professionnels dans une mission de formation de première ligne.
La secrétaire apporte une vigilance sur la question de la sécurité en salle d'attente.
Fonction secrétariat administratif
La secrétaire est en charge de l'ensemble des courriers arrivants et sortants du CAMSP.
Elle est en charge du suivi des documents/procédures mis en place dans le cadre de la loi 2002
- Elle tient à jour l'affichage des horaires des membres de l'équipe.
En lien avec la cadre administrative, elle assure le suivi des consommables (fournitures de bureau, produits d'hygiène et d'entretien, matériel thérapeutique de l'unité) et l'intendance des photocopieuses.
Elle est en charge de photocopier, scanner, relier, envoyer, tous les documents traités.
Fonction secrétariat médical
La secrétaire met en place et met à jour les dossiers des enfants (informatique et papier).
Elle dactylographie les compte-rendu des consultations médicales ; elle a un travail de mise en forme des comptes rendus paramédicaux.
Elle prépare l'emploi du temps des médecins, prend les rendez-vous médicaux de manière systématique ; les autres rendez-vous, de manière ponctuelle.
En lien avec la direction adjointe et le médecin directeur technique, elle ass