Secrétaire Administratif Et Gestionnaire Des - Villeurbanne, France - Université Savoie Mont Blanc

Université Savoie Mont Blanc

Entreprise vérifiée

Villeurbanne, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**L'université Savoie Mont Blanc recrute un**

**Secrétaire administratif et gestionnaire des instances F/H**

**Recrutement contractuel uniquement**

**Contrat à Durée Déterminée jusqu'au 31/08/2024 (renouvelable)**

**Quotité : 100%**

**Site : Chambéry**

**Au sein de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles**

**Poste à pourvoir : dès que possible**

**Contexte**:
Avec plus de étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d'une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d'Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d'université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l'ont vu naître et des entreprises qui l'accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

**Affectation**: La direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) a les missions suivantes:

- Assiste et conseille la direction ainsi que les services et composantes de l'université sur toute question juridique touchant au fonctionnement de l'établissement ;
- Apporte une expertise sur les conventions impliquant l'établissement, dont elle assure également la signature, le recensement et l'archivage ;
- Coordonne l'organisation et gère les instances professionnelles et statutaires en liens étroits avec la présidence ;
- Est chargée de piloter, de coordonner ou d'organiser les opérations électorales de l'établissement ;
- Intervient dans la prévention des litiges et prend en charge les contentieux judiciaires et administratif ;
- Apporte un appui juridique aux sections disciplinaires (enseignants-chercheurs / usagers), s'assure du respect des procédures et d'une manière générale, sécurise l'ensemble des procédures disciplinaires engagées par l'université en lien notamment avec la direction des ressources humaines ;
- Assure enfin un appui dans le cadre de l'exécution du marché des assurances de l'université.

**1.** **MISSIONS**:
Au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles, composée de sept agents, la personne recrutée aura en charge la gestion des instances de son périmètre, le suivi des dossiers de sinistres dans le cadre des marchés d'assurance et l'assistance administrative et logistique des activités de la DAJI en fonction des besoins.
- **Gestion des instances : conseil social d'administration (CSA) de l'établissement et sa formation spécialisée (FS)**
- Assurer la gestion matérielle et logistique des CSA et FS : élaboration des calendriers et rétroplannings, préparation des ordres du jour et du conducteur de réunion, mise en forme des documents et envoi des convocations ;
- Participer à ces instances en tant que secrétaire de séances : vérifier la régularité des réunions (procurations, quorum), prendre des notes, rédiger les relevés d'avis, les avis, les procès-verbaux, les diffuser ;
- Suivre la publication et la transmission des avis ;
- S'assurer de la conformité des documents issus des instances ;
- Rédiger des fiches de procédure et des documents types.
- **Gestion des assurances**
- Assurer le lien entre les assureurs et les services de l'USMB ;
- Apporter un appui administratif dans le suivi des déclarations de sinistres (enregistrement, envoi d'accusés réception et de courriers, mise à jour du tableau de bord...).
- **Participation aux élections**
- Apporter un appui à l'organisation des élections de l'établissement (notamment soutien logistique et administratif) ;
- Assurer le suivi des mandats.
- **Gestion des conventions**
- Apporter un soutien administratif des conventions (mise à jour du tableau de bord, mise à la signature, etc.).
- **Participation aux autres activités de la DAJI**
- Participer à des réseaux juridiques interservices ;
- Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services ;
- Mettre à jour les bases de données et les indicateurs relatifs à l'activité du service ;
- Assurer la logistique bureautique de la DAJI ;
- Participer à toute autre action relevant d'une mission de la DAJI.

**2.** **COMPETENCES**
- **Savoir**:_
- Connaître l'organisation et le fonctionnement