Chargé D'accueil Et de Gestion Administrative - Annemasse, France - Ville de ANNEMASSE

Ville de ANNEMASSE

Entreprise vérifiée

Annemasse, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Filière:
**Administrative**

Métier:
**Population-Administration Générale**

Catégorie:
**C**

**Adjoint administratif territorial-AAT**

CDD

**ANNEMASSE**

**(Haute Savoie 74)**

**Contractuel**

Expérience:
**1 à 2 ans**

Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Date limite:
**09/02/2024**

**Descriptif et missions**:
CHARGÉ D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F

**Ville de ANNEMASSE recrute**:
**Chargé d'accueil et de gestion administrative H/F**
- La Ville d'Annemasse recherche pour sa Direction Éducation Petite Enfance
- Un chargé d'accueil et de gestion administrative (H/F)
- Recrutement par voie contractuelle (CDD 6 mois)
- Placé(e) au sein du pôle accueil de la Direction Éducation Petite Enfance, vous êtes chargé-e d'assurer le traitement des démarches administratives des usagers pour les secteurs scolaire et périscolaire en veillant à garantir la qualité du service qui leur est rendu.
- Vous avez à cœur de répondre aux besoins des usagers. Vous avez un excellent relationnel et une grande capacité d'écoute. Vous appréciez le travail en équipe, vous possédez une réelle capacité d'analyse et savez faire preuve d'initiative. Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques.
- La connaissance de la gestion des services périscolaires au sein d'une Direction Éducation Petite Enfance est un atout supplémentaire
- Vous serez en charge des missions suivantes:

- 1) Assurer l'accueil des usagers- Accueillir, informer et orienter les usagers sur l'offre périscolaire au sein de la collectivité
- Informer les usagers sur les démarches à suivre pour les inscriptions scolaires et périscolaires
- Assurer la prise de rendez-vous sur le logiciel Synbird
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Répondre aux demandes transmises par courrier électronique
- Traiter informatiquement les demandes transmises par voie dématérialisée via l'espace citoyen

2) Instruire et traiter les dossiers d'inscription- Réceptionner et vérifier les pièces justificatives lors du dépôt des demandes
- Créer les dossiers familles dans le logiciel de gestion
- Veiller à la qualification et la mise à jour de la base de données
- Enregistrer les inscriptions scolaires en lien avec le référent du secteur enseignement primaire
- Enregistrer les inscriptions périscolaires : restauration, CLAE et centre de loisirs
- Traiter les demandes d'inscription occasionnelles
- Gérer les signalements d'absence
- Assurer le suivi des demandes d'inscription sur liste d'attente

3) Gestion administrative en lien avec les services partenaires- Participer à la réalisation et au suivi des commandes de repas en lien avec le pôle restauration
- Effectuer le contrôle de cohérence entre les effectifs et les capacités d'accueil
- Editer les listes d'appel à destination des équipes de terrain
- Réaliser les traitements périodiques sur le logiciel de gestion
- Récupérer les listings d'appels et procéder à la régularisation des pointages
- Assurer l'interface avec la régie pour la résolution des problèmes de facturation
- Assurer un appui auprès des équipes périscolaires sur les situations particulières : familles en situation de grande précarité, enfants à besoins particuliers, gardes alternées.

Conditions spécifiques
- Poste à temps complet : 35 heures semaine réparties du lundi au vendredi de 9 h à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h.
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d'année, participation éventuelle de la Ville à la protection sociale, titres restaurant, prise en charge par la Ville de l'adhésion au CNAS sous conditions, et de l'abonnement de transport en commun (75%).
- RECRUTEMENT PREVU LE JEUDI 15 FEVRIER 2024 DE 9H A 12H
- DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES :9 FEVRIER 2024 (Cachet de la poste faisant foi)

**Profil recherché**:
CHARGÉ D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F
- Compétences
- Savoirs:
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, : savoir créer un tableau et utiliser les fonctions de base

Utilisation des logiciels métiers : concerto Opus (logiciel de gestion de la base de données famille/inscriptions) ; concerto Virtuose (logiciel dédié aux traitements des démarches dématérialisées : Synbird : (logiciel de prise de rendez-vous)- Connaissances des collectivités territoriales

Savoir-faire:
- Savoir communiquer
- savoir travailler en équipe
- savoir se rendre disponible durant les périodes d'activité soutenue

Savoir-être- Faire preuve d'initiative
- Sens de l'écoute
- Savoir s'organiser et fixer les priorités
- Être capable de résister au stress
- Faire preuve de réactivité, de polyvalence et d'adaptation
- Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

EC20771**Avantages collectifs au travail**:
CHARGÉ D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F
- Prime de fin d'année
- Restauration collective/tit