de Direction - Rennes, France - Département Ille-et-Vilaine

Département Ille-et-Vilaine

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

-Présentation
Vous êtes à la recherche d'un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d'Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d'activités variés. Nous rejoindre, c'est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Nous recrutons un-e assistant-e de direction générale de pôle.
Vous intégrerez la direction générale du pôle dynamiques territoriales.
Ce pôle est chargé de conduire la mise en œuvre des compétences du Département en matière de solidarités territoriales et de porter des missions transversales pour l'ensemble de la collectivité dans le domaine de l'appui aux territoires, du développement durable, de l'observation des territoires, de l'économie sociale et solidaire.
Il est composé de:

- la Direction du Pôle et du Secrétariat Général,
- la Direction Équilibre des territoires qui porte les fonctions transversales d'observatoire du territoire, d'appui aux territoires, de pilotage des partenariats, et les politiques d'aménagement du territoire (habitat, numérique, tourisme et économie sociale et solidaire).
- la Direction de la Transformation Écologique qui porte les fonctions transversales de développement durable ainsi que les politiques d'agriculture et d'environnement.
Le service est localisé dans le bâtiment Cucillé 1 - 3 Avenue de Cucillé à RENNES.
Le poste est à pourvoir au 1er septembre 2024.
Description du poste
Fonctions
Collaborateur-trice direct-e et de confiance du directeur général de pôle, vous assurerez son assistance à titre principal et exclusif et serez le-la garant-e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers, élaboration et actualisation du guide interne qualité).
Missions générales
Vous assurerez plus spécifiquement les missions suivantes:

- Organiser les rendez-vous, le planning, les déplacements du Directeur général de pôle.
- Assurez l'accueil physique ainsi que la gestion de ses communications téléphoniques et électroniques.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle de ses réunions (gestion de son agenda, réservation de salles,préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Gérer le traitement et le suivi des courriers Post Office, des notes et des parapheurs du Pôle (arrivées-départs).
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : production de courriers et de notes.
- Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec ses directrices pour la collecte des sujets à l'ordre du jour des instances.
- Assurer le lien avec l'assistante du Directeur général des services de son secrétaire général pour l'inscription des sujets ressources aux ordres du jour des diverses instances.
- Suivre les échéances avec en appui informatique l'agenda partagé Assistantes Directions du pôle.
- Organiser le tri, le classement, et l'archivage des documents du Directeur général de pôle.
Missions spécifiques
- Garant-e des échéances du pôle, vous assurerez le suivi intégral des sessions en lien avec les affaires juridiques, et des notes au Président avec délégation de validation.
- Vous piloterez la demi journée de pôle en lien avec l'assistante de la Secrétaire générale de pôle pour l'organisation logistique et matérielle des événementiels du pôle (sortie de pôle) : recherche d'activités, devis, bons de commandes.
- Vous animerez le réseau des assistant-es des directions du pôle avec l'organisation d'une réunion trimestrielle pour laquelle vous rédigerez l'ordre du jour et du compte rendu dont vous assurerez la diffusion. Vous pourrez être amené-e à contribuer à leur accueil et formation aux logiciels PostOffice, Parapheur électronique, Délib 35.
- Vous organiserez et participerez aux comités de pilotage du pôle (bimensuel), ainsi qu'aux réunions trimestrielles de direction (direction générale du pôle et secrétariat général), dont vous assurerez la rédaction, la mise en forme et la diffusion des ordres du jour et des compte rendus.
- Par délégation du Directeur général, vous validerez la gestion des temps des deux directrices et de la secrétaire générale du pôle.
- À titre subsidiaire vous assurerez le remplacement ponctuel de l'assistante de la Secrétaire générale de pôle pour assurer la distribution du courrier arrivé et le suivi des notes à la commission permanente.
Spécificités du poste
Le poste proposé implique une grande disponibilité horaire avec des contraintes spécifiques, et est éligible à une NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 10 points au motif "Secrétariat à titre exclusif et avec des oblig