Assistant(E) D'agence - Marignane, France - Groupe Actual

Groupe Actual

Entreprise vérifiée

Marignane, France

il y a 22 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'entreprise
Créé en 1992, notre client s'est développé au fil des ans pour devenir un acteur reconnu dans le milieu de l'éclairage professionnel. A l'heure de la transition énergétique, il se positionne comme le partenaire des économies d'énergie pour les entreprises (maintenance et conseils ).
Le poste

**Sous l'autorité du/ de la responsable d'agence, il/elle**:
1) Assure une fonction d'assistance au responsable d'agence concernant des dossiers relatifs à la gestion

**transversale de l'agence, à savoir, notamment**:

- Coordonner le planning d'activités du/ de la responsable d'agence
- Suivre la mise en œuvre des décisions prises par la Direction
- Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure: tableaux de bord, tableaux de résultats,

feuille de pointage...
- Prendre en charge les urgences et priorités, coordonner leur suivi
- Anticiper et mettre en œuvre des solutions internes
- Maintenir une bonne communication en garantissant notamment la diffusion d'informations par des

échanges réguliers avec les autres assistant(e)s, les commerciaux et les techniciens de l'agence ainsi
qu'en faisant part des difficultés rencontrées et des pistes de résolution à son responsable
2) Assure la gestion administrative et comptable courantes de l'agence, à savoir:

- Suivre et vérifier l'exécution des factures clients
- Rédiger ou aider à la rédaction de divers supports : plaquettes, notices, courriers, conventions et autres

documents administratifs
- Gérer, transmettre, classer et archiver les documents
- Gérer les approvisionnements
- Créer et instruire les dossiers de production
- Gérer les plannings et pointer les heures des techniciens
- Gérer les dossiers des intérimaires
- Assurer l'instruction et le suivi de l'activité sur les divers logiciels notamment Progib

**3) Soutient la fonction commerciale de l'agence par**:

- L'accueil physique et téléphonique des clients et de tout interlocuteur
- La prospection téléphonique et la mise à jour des fichiers prospects du secteur
- Le contact avec les clients pour la prise de rendez-vous
- La relance des devis

**Horaires**: 35h : 8h30/12h30 13h30/16h30

Tickets restaurant + mutuelle

Caisse des congés BTP

Le profil recherché
Maîtriser les outils informatiques et être à l'aise au téléphone
Avoir une bonne présentation et expression écrite et orale
Être doté d'un grand sens de l'organisation et de rigueur
Avoir le sens du service

Confidentialité

Être bon communicant

Etre polyvalent, réactif

Être doué d'initiatives

Savoir anticiper

Savoir s'adapter aux différentes situations, y compris les plus urgentes

FORMATION/ EXPÉRIENCE
- BTS gestion de la PME ou équivalent
- Un an d'expérience minimum à un poste d'assistanat alliant le commercial et l'administratif.