Assistante de Direction - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:09/11/2023

**Date de parution **:09/11/2023

**Nature/durée de contrat**:
CDD de 6 mois

**Intitulé long de l'offre**:
Assistante de direction auprès des directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistante de direction F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
Amplitude horaire de 9h00 à 17h00

**Rémunération**:
à partir de 1 850 € nets

**Poste à pourvoir**:
+ de 3 mois

**Vos missions**:
**Mission générale**:
Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la Direction des Achats, du Développement Durable et de la Logistique (DADDL), selon leurs secteurs : restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.

**Missions permanentes**:

- Accueil téléphonique et physique
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes
- Tenue de l'échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l'agenda
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
- Traitement et mise en forme de documents : comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels
- Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration
- Réservation et mise en place des salles de réunion
- Programmation des évaluations des cadres
- Classement des dossiers
- Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés

**Missions ponctuelles ou spécifiques**:

- Parcours d'accueil pour l'intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail - Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL - Salto + accès - Note de bienvenue)
- Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL
- Préparation des documents aux différentes instances
- Publication et suivi des fiches de postes sur les sites « Talentsoft », « Fédération Hospitalière de France (FHF) », l'APEC (Association pour l'Emploi des Cadres)
- Recensement des besoins des cadres (Investissements)
- Gestion des demandes d'accès au self
- Gestion des demandes de prestations alimentaires
- Réservation de la voiture de la DADDL + suivi
- Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau,)
- Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d'affectation) en l'absence de la 2ème assistante de direction (binôme)
- Suivi des contractuels
- Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et événements de la direction.
- Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).

**Compétences recherchées**:
Connaissances particulières:

- Logiciels SAP - SAPHIR - SMAX - DISPOSE - GESTIME, TALENT SOFT
Savoir-faire requis:

- Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Intranet, Sharepoint
- Excellente orthographe et esprit de synthèse

**Statut du poste**:
Susceptible d'être vacant

**Versant**:
Fonction Publique Hospitalière

**Catégorie**:
Catégorie B (profession intermédiaire)

**Temps Plein**:
Oui

**Niveau d'études min. requis**:
Bac+2 (Niveau 5)

**Spécialisation**:
Secrétariat, bureautique

**Niveau d'expérience min. requis**:
2-5 ans

**Compétences attendues**:

- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Qualité rédactionnelle
- Bonnes qualités relationnelles
- Rigueur et discrétion
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'autonomie
- Esprit d'initiative
- Disponibilité

**Document à transmettre**:
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Ile-de-France, Paris (75)

**Ville**:
Paris 12

**Hôpital et/ou site**:
GHU Sorbonne - Hôpital Saint-Antoine

**Lieux d'affectation**:
Hôpital Saint-Antoine

**Corps et/ou grade cible**:
**Corps et/ou grade cible**:
Assistant médico-administratif

**Demandeur**:
**Date de vacance de l'emploi**:
19/02/2024

**Informations complémentaires**:
**Fondement juridique du recrutement**:
/

**Télétravail possible**:
Oui

**Management**:
Non

**Informations complémentaires**:
/