Business Coordinator - Paris, France - Christie's
Description
Christie's, maison de ventes aux enchères, leader sur le marché de l'art international, recherche un(e) Business Coordinator en CDI pour le département Art d'Afrique, d'Océanie et d'Amérique du Nord de Paris.Le/la Business Coordinator soutient le département dans l'administration de ses ventes ainsi que dans le quotidien du département. Il/elle est le point d'entrée et l'interlocuteur privilégié (e) pour toute question relative à la vie du département.
Sa mission s'articule autour de 3 axes : l'avant-vente / l'après-vente / le soutien au département.
Missions principales- Sur la partie Avant-Vente:
Création des comptes des vendeurs et gestion des KYC
Création, envoi et suivi des documents de vente (vendeur et apporteur d'affaire)
Tenue du document Excel de la vente et des lots en expertise
Gestion des mouvements des œuvres (arrivée, tours, expertise, restauration, etc)
Gestion des photos et des deadlines en lien avec les spécialistes et les départements support
Gestion des promesses marketing
Aide à la création du catalogue (numérotation, symboles)
Rappel aux spécialistes de vérifier images sur nos systèmes informatiques
Envoi des textes au département concerné
Gestion de la liste des lots à particularités en collaboration avec le département Transport
Suivi des certificats de bien culturel pour les ventes de Paris
Envoi des catalogues et des avis de vente aux vendeurs
Distribution des signatures Outlook / Lien Internet vers les Ecatalogues
Coordination et distribution des talking points et informations sur les ventes
Gestion des prix de réserve
Gestions des lots retirés et renvoi aux vendeurs avant-vente
Envoi informations et catalogues aux acheteurs potentiels en collaboration avec le catalogueur
Coordination avec le bureau des enchères
Gestion de la liste d'intérêt + réunion d'intérêt
Gestion des demandes de termes de paiement
Création et mise à jour des avis de salle non liés au cataloguing
Revue du frais de vente avec les spécialistes
Gestion des rapports pour les ventes online- Sur la partie Après-Vente:
Vérification des factures acheteurs après-vente
Gestion des offres après-vente jusqu'à leur facturation
Gestion des charges vendeurs
Suivi des lots vendus et de leur paiement après la vente
Gestions des actions après-vente pour les lots invendus
Discussion sur les BI et sur les lots held en collaboration avec les spécialistes
Suivi des documents manquants pour le paiement
Validation des relevés de règlement et envoi
Gestion des litiges après-vente avec le catalogueur, le département juridique et le business manager de la vente.- Soutien au département:
Gestion des publicités
Edition et suivi des bons de commande et suivi des factures fournisseurs
Préparation des documents de transport
Gestion des mouvements internes
Gestion de l'inventaire du département
Gestion des nouveaux fournisseurs
Coordination des dossiers multi-site/multi-départements et suivi des résultats
Recrutement des stagiaires de départements, intégration dans l'entreprise (incluant la création des accès nécessaires) et formation en collaboration avec spécialiste
Suivi en temps réel des ventes Christie's et de la concurrence- Autre
Enchères téléphoniques, clerc Christie's live
Profil recherché
Excellentes compétences en gestion de la relation clients, notamment, excellentes capacités d'expression écrite et orale.
Grande capacité d'organisation, forte attention aux détails et au suivi des actions planifiées.
Excellente capacité à collaborer avec plusieurs départements, groupes de départements ou sites.
Capacité à garder son calme dans des situations stressantes et à résoudre les problèmes et conflits.
Très bon niveau d'anglais.
Très bonne connaissance de Word, Excel et Outlook, connaissance élémentaire de JDE serait un plus.
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