Assistant(E) Administratif(Ve) Et de Gestion - Bourges, France - CG41

CG41

Entreprise vérifiée

Bourges, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Identification**:

- **Localisation fonctionnelle**: Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: Direction Développement Social du Territoire -Maison départementale de la Cohésion Sociale de Vendôme
- **Affectation**: Service Territorial Accueil Administratif
- **Taux du poste**: 100%
- **N° Poste**: 04055
- **Télétravail***:classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service**

**Finalité du poste**:
Placé(e) sous l'autorité du chef de Service Territorial Accueil Administratif, l'assistant(e) en polyvalence avec les autres agents de l'équipe, accueille du public, gère le courrier et réalise le traitement administratif de dossiers, prépare, participe aux réunions pour la prise de note et rédaction du compte-rendu. Il/elle assure des missions spécifiques en lien avec le chef de service concerné.

**Missions principales**:
**Activités générales**:
**Accueil**

Pour l'ensemble des services
- Accueillir le public physiquement et téléphoniquement : accueil /prise de congés /décrypter sa demande le plus précisément possible, renseigner sur des informations simples, vérifier l'effectivité des droits sur l'outil métier, orienter vers des partenaires ou autres institutions en adéquation avec sa demande, tempérer les situations de tensions, évaluer les situations d'urgence, mettre en relation avec un travailleur social de la MDCS (en direct et/ou au travers de la prise d'un message précis) et le cas échéant, prendre un rendez-vous.
- Identifier les situations qui relèveraient d'une Information Préoccupante (concernant les mineurs et/ou majeurs), en assurer le recueil objectif dans le respect de la neutralité, la rédiger, la faire valider par un responsable et la transmettre au service de recueil des informations préoccupantes (SRIP).

**Gestion**

**Courriers « arrivé »**
- Gérer le courrier arrivé interne/externe en respectant les procédures d'enregistrement et de distribution à l'attention du directeur adjoint, des chefs de service, des travailleurs médico-sociaux.

**Courriers « départ »**
- Gérer le courrier départ en respectant les procédures d'enregistrement selon les courriers/rapports/documents à envoyer,

**Mails arrivés sur la boîte fonctionnelle « sec. »**:

- Gérer les messages qui arrivent sur la messagerie « sec » en vérifiant qui en est destinataire, en évaluant qui est concerné par l'information pour transmission à qui de droit. (Télétravaillable au moins en partie pour ce qui ne nécessite qu'un transfert)

**Instruction de dossiers**
- Saisir les demandes d'aides financières,
- Saisir des notes, rapports, informations préoccupantes et signalements,
- Préparer des Chèques d'Accompagnement Personnalisés,
- Préparer les dossiers et les mises en liquidation des aides ASE et PCD après décision,
- Instruire les demandes de RSA.

**Divers**
- Participer aux réunions MDCS, STAA et autres services si besoin,
- Contribuer à l'organisation d'actions collectives sur le plan administratif et être ressource sur le terrain,
- Contribuer aux échanges de pratiques des services dédiés selon l'actualité,
- Requêtes BO,
- Formations ( présentiel)

**Missions généralistes télétravaillables parmi les activités déjà énoncées**:

- Gestion et traitement des mails,
- Gestion des demandes d'aides financières, des notes, rapports, informations préoccupantes et signalements,
- Tableaux de bord d'activités et statistiques,
- Préparation des dossiers et des mises en liquidation des aides ASE et PCD après décision,
- Participation aux réunions MDCS, STAA et autres services si besoin,
- Contribution aux échanges de pratiques des services dédiés selon l'actualité,
- Formations en distanciel.

**Activités spécifiques télétravaillables (en lien avec le secrétariat dédié)**:
**STEF **:préparation des commissions d'actualisation, participation en visio, compte-rendu de réunion, PPE, envois des DVH s'ils sont pré-scannés, tableau des rencontres parents-enfants, création et mise à jour des dossiers enfants.

**STI **:enregistrement des CER, gestion du tableau d'orientation, tableaux EP, aides financières insertion, sorties des ARSA, tableau d'accompagnement global.

**SST **:suivi des dossiers AED et TISF, gestion des expulsions, gestion des invitations aux synthèses éducatives.

**STPMI **:suivi des TISF (si pas SST), tableau des consultations, préparation des dossiers BSEM.

**Moyens Généraux** : commandes de fournitures, Symphonie, demandes de repro, Hypérion.

**Conditions d'exercice****:

- Formation en secrétariat bureautique nécessaire.
- Bon niveau de français.

**Compétences requises**:
**Savoir-faire/**
- Accueillir le public
- Respecter les procédures administratives
- Adapter sa communication
- Maîtriser l'orthograph