Assistant Administratif - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 5 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation ressources humaines et moyens généraux,Direction patrimoine et maintenance, service maintenance collèges
- 15/09/2023

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes.
Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport,

La Direction Patrimoine et Maintenance (DPM) intervient sur l'ensemble des bâtiments métropolitains relevant du domaine public et privé de la Métropole. Elle en assure la gestion, garantit la conformité des installations par rapport aux obligations réglementaires et assure les travaux de gros entretien, les réparations et la maintenance préventive et curative des bâtiments de la Métropole tous corps d'état. Enfin, elle gère des opérations de rénovation, restructuration ou extension du patrimoine.

Au sein du pool de secrétaires, l'assistant(e) remplit les missions administratives tels que le secrétariat, les ressources humaines, les finances, sous l'autorité du chef de service et en lien avec les responsables d'unités et les techniciens.

**Vos missions**:

- assurer les tâches de secrétariat du chef de service et de l'unité espaces verts,
- diffuser les informations générales à tout le service et aux responsables d'unité,
- gérer les demandes de prestations concernant les besoins logistique du service et suivre leur traitement,
- suivre les formations et habilitations des agents,
- contribuer à l'harmonisation des pratiques au sein du secrétariat et assurer la coordination des congés et assurer le remplacement des collaborateurs-trices assistant(e)s, afin de garantir la continuité du service,

En suppléance des autres assistants du pool:

- assister administrativement les techniciens du service dans la gestion des bons de commandes,
- contribuer à la mise à jour du suivi des opérations d'investissement sur le logiciel de gestion des projets,
- assurer le rôle d'antenne de gestion du personnel : Traiter les demandes et les divers aspects liés à la vie RH des agents dans les collèges en lien avec le SRH de rattachement, les techniciens et les gestionnaires des collèges,
- participer, ponctuellement, au suivi administratif des interventions techniques réalisées par les responsables de secteur et les techniciens de maintenance bâtimentaire et espaces verts,
- accompagner les techniciens du service dans la constitution des autorisations de travaux et assurer le suivi du volet administratif,
- assurer la gestion des courriers nécessitant une réponse via le logiciel GECO.

**Vos connaissances et compétences**:

- CAP, BEP ou niveau bac pro secrétariat,
- connaissance de la comptabilité,
- connaissance de la gestion du personnel,
- très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, One note, Outlook) et logiciels métiers (Tempro, Gima ),
- représenter le service dans les fonctions d'accueil,
- maîtriser les techniques de classement et d'organisation,
- savoir repérer les priorités et organiser son travail en fonction,
- bonne orthographe et bonne élocution.

**Vos aptitudes et qualités**:

- bonnes qualités relationnelles et capacité à s'adapter à des interlocuteurs différents,
- réactivité pour traiter et relayer l'information, et capacité à rendre compte,
- capacité d'organisation et rigueur,
- capacité rédactionnelle,
- sens du travail en équipe, polyvalence.

**Conditions de travail**:
Lieu : Immeuble « Porte Sud », 4 rue des Cuirassiers, 69003 Lyon - Bureau pool secrétariat 4 personnes

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : restaurant du personnel, aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales),
- accès à une offre de formation variée,
- télétravail possible 1 jour par semaine
- conciergerie à proximité (hôtel de Métropole),
- charte du droit à la déconnexion,
- espace de convivialité au RDC de l'immeuble proposant des animations sur le temps méridien (Sophrologie, méditation)

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste n'ouvrant pas droit à la n