Assistant - Assistante de Direction (F/H) - Strasbourg, France - Eurométropole de Strasbourg

Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Direction de la Culture porte le déploiement et la mise en œuvre des politiques culturelles de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg. A ce titre, elle intègre un certain nombre d'institutions culturelles importantes, pilotées en régie directe (Médiathèques, Musées, Conservatoire, Archives, TAPS, fondation de l'Œuvre Notre-Dame ) ou soutenues de façon volontariste (300 structures associatives intervenant dans tous les champs culturels, ainsi que l'Opéra, l'Orchestre philharmonique ou la Haute école des arts du Rhin).

**Activités principales**:

- Assister l'équipe de direction dans la gestion quotidienne (secrétariat, agendas, organisation et suivi budgétaire des déplacements) et veiller au respect des échéances.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations, garantir la qualité des échanges d'information entre la direction et ses services, gérer la diffusion de la documentation et des notes au sein du service.
- Mettre en œuvre l'archivage du Service.
- Organiser les réunions, veiller à leur aspect administratif et logistique, rédiger les comptes rendus.
- Contribuer à l'amélioration des règles et procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
- Établir des tableaux de bord de suivi d'activités.
- Suivre le processus des délibérations (recueil des besoins, rappel des échéances, saisie dans Airs délib,).
- Suivre les procédures relatives aux subventions, mécénats, aux acquisitions d'œuvres, à certaines recettes.
- Établir les reçus fiscaux relatifs aux dons.
- Suivre les renouvellements de mobilier de bureau du service des Musées.
- Traiter les dossiers transversaux qui lui sont confiés.

Vous assurez le secrétariat de l'équipe de direction (Directrice et Administrateur général des Musées)
Vous avez en charge le suivi de certains dossiers transversaux, du courrier et des interventions de la Directrice.
Vous travaillez en collaboration avec l'équipe de direction et les Départements et établissements du service des musées.
- Bac pro secrétariat, BTS gestion administrative ou équivalent.
- Expérience exigée en secrétariat et assistanat de direction.
- Maîtrise des techniques du secrétariat.
- Maîtrise des outils informatiques/bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet, et idéalement Elise, Airsdelib )
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles de l'expression orale et écrite.
- Anglais niveau B2 ou équivalent exigé.
- Allemand niveau B1 ou équivalent souhaité.
- Connaissances de la comptabilité publique.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Qualités relationnelles et capacité à s'adapter à des interlocuteurs différents.
- Réactivité, anticipation et autonomie.
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
- Discrétion et diplomatie.
- Sens de l'écoute et disponibilité.
- Intérêt pour les musées apprécié.
- Localisation : Palais Rohan, 2 place du Château
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d'année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).