Secrétaire / Hôtesse D'accueil (F/H) - Courbevoie, France - OPH RIVES DE SEINE HABITAT

OPH RIVES DE SEINE HABITAT

Entreprise vérifiée

Courbevoie, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction Générale de l'Office, le/la Secrétaire/Hôtesse d'accueil standardiste (F/H) apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers.

**Missions principales**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat et venir en appui de la chargée d'accueil afin d'assurer la continuité du service,
- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et de leur priorité,
- Evaluer les demandes, répondre aux questions des locataires et fixer les rendez-vous,
- Rédiger et mettre en forme des courriers à partir des orientations données par la Direction Générale,
- Diffuser des informations en interne et en externe sous validation de la Direction,
- Organiser des réunions (préparation des convocations et ordre du jour rédaction des comptes rendus),
- Assurer la gestion du courrier interne et externe (enregistrement, tri et suivi) et gérer les envois (affranchissement, dépôt à la poste, etc ),
- Tenir l'agenda du Directeur Général et du Président,
- Organiser les aspects logistiques du service,
- Classer et archiver les documents du service,
- Assister à diverses commissions et en assurer la gestion administrative (convocations, présences, collecte des informations sur la base des ordres du jour, transmission des délibérations au contrôle de légalité ),
- Effectuer au quotidien une mission de veille pour la bonne information du Directeur Général,
- Assurer le suivi du planning et du déploiement du chauffeur coursier
- Liste non exhaustive._

**Formations/Compétences**
- Formation Bac professionnel à Bac + 2 secrétariat/assistant
- et/ou Expérience significative.

**Qualités requises**
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, rigueur
- Gestion des priorités et des urgences
- Discrétion professionnelle
- Autonomie
- Force de proposition
- Aisance relationnelle et maîtrise de la communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire
- Maitrise de la communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'entreprise.
- Maîtrise des outils bureautique/informatiques (Word, Excel, Powerpoint, logiciel courrier, messagerie etc)

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 2 385,68€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- Restaurant d'entreprise
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/03/2023