Assistant(E) Administratif Et de Direction - Paris e, France - Sorbonne Université

Sorbonne Université

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Elle présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine.

**La Fondation Sorbonne Université, **a pour objet de contribuer directement ou indirectement au développement et à la promotion de Sorbonne Université dans tous les domaines correspondant à ses missions. Depuis plus de dix ans, la Fondation a collecté 40 millions d'euros et contribué au financement de plus de 60 projets et se situe dans le top 3 des fondations d'universités en France. Ses actions sont pluridisciplinaires : santé, lettres, sciences

Les fonds levés auprès des mécènes, particuliers, entreprises ou fondations, permettent de financer les actions de la Fondation autour de plusieurs axes prioritaires:

- la création de chaires d'excellence,
- la multiplication de programmes Convergences pour dynamiser la recherche par la collaboration entre les disciplines et des équipes de haut niveau,
- des programmes de bourses pour accompagner les étudiants, favoriser l'accès aux cursus d'excellence et à la mobilité,
- l'acquisition d'équipements de pointe et la restauration des bâtiments historiques, dans le respect de l'héritage de Sorbonne Université.

**Mission **:Pour faire face à une croissance de ses activités et de son équipe, la Fondation Sorbonne Université souhaite recruter un.e Assistant.e de direction qui puisse apporter son soutien sur les aspects administratifs, comptables et juridiques. Le ou la titulaire du poste aura pour principale fonction d'assister le Président et la Directrice générale de la Fondation dans leurs activités, d'assister le responsable administratif et financier et de gérer le quotidien de la Fondation.

Secrétariat/Assistanat : 20 %
- Assurer le secrétariat de la Fondation.
- Gestion des appels téléphoniques et de l'agenda du Président et de la Directrice générale.
- Organisation des déplacements du Président et de la Directrice générale.
- Gestion et suivi du courrier papier et électronique.
- Rédaction de courriers divers de la Fondation.
- Gestion des stocks de fournitures, des commandes.
- Archivage des dossiers de la Fondation.

Organisation et préparation des réunions : 20%
- Réservation et préparation des salles.
- Envoi des convocations de réunion.
- Préparation des documents.
- Rédaction de compte-rendu,
- Liaisons fréquentes avec la présidence et le personnel de l'université ainsi qu'avec les secrétariats de grandes entreprises ou institutions culturelles.
- Logistique des événements (réservation, traiteur, technique).

Organisation et suivi de la Gouvernance : 20%
- Organisation logistique des Conseils d'Administration et Bureaux.
- Rédaction des messages électroniques aux administrateurs
- Préparation des documents à présenter en séance
- Rédaction des ordres du jour, PV de séances, archivage des documents finaux

Assistanat comptable et juridique sous la responsabilité du responsable administratif et financier : 40 %
- Préparation des différents paiements après validation par la DG et le RAF.
- Mise à jour du tableau comptable de suivi des paiements fonds dédiés / fonctionnement.
- Suivi et enregistrement des différentes factures / preuves de paiement et des relevés de compte.
- Assister le RAF dans le rapprochement des factures avec le grand livre comptable, relations le cabinet comptable.
- Enregistrement des dons manuels sur le SI CRM Sales Force.
- Émission des reçus fiscaux et envoi aux mécènes (particuliers et entreprises).
- Tenue du tableau de suivi des reçus fiscaux.
- Relecture des conventions.
- Suivi du circuit de signature des conventions de mécénat et de reversement en interne.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 1 643,54€ à 2 510,92€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 5 ans (Requis)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel