Assistant(E) de Direction - Clermont-Ferrand, France - Irec Emploi

Irec Emploi
Irec Emploi
Entreprise vérifiée
Clermont-Ferrand, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**L'entreprise**
IREC Emploi, des solutions de placement et de recrutement pour les entreprises Auvergnates. Disposant d'une réelle expertise grâce à ses connaissances du bassin d'emplois Auvergnat, IREC Emploi prend en charge des projets de recrutement avec diverses problématiques : gestion des annonces, remplacement d'un collaborateur, travaux saisonniers, accroissement d'activité...

**Description du poste**
Notre client spécialisé dans l'installation des ascenseurs, c'est une entreprise qui est proche de son équipe et qui représente 57 collaborateurs. Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour un poste en CDI.

**Vos tâches principales**:

- ** Organisation et planification**:

- Réceptionner et dispatcher le courrier aux secrétaires des différents services de la Direction
- Organiser les réunions (convocation des participants, réservation de salle, préparation du matériel, organisation des pauses )
- Gérer les réservations de taxis, d'hôtels et de restaurants
- Assurer la gestion des voyages
- Organiser les séminaires (réservation du lieu, des repas, des activités parallèles...)
- Gérer l'agenda du directeur et de certains collaborateurs
- Suivre et relancer les actions demandées par la direction aux collaborateurs

**2. Gestion**:

- Gérer des actions régulières ou ponctuelles liées à des projets spécifiques de la direction concernée et piloter un dossier spécifique
- Gérer les notes de frais
- Gérer les congés et les RTT

**3. Conception et réalisation de documents**
- Rédiger des notes, courriers ou correspondances

**4. Communication**:

- Favoriser la remontée d'information entre le Directeur, l'équipe et le Réseau
- Faire l'interface entre le directeur et ses interlocuteurs internes et externes au Groupe
- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission

**5. Gestion administrative du personnel**:

- Réaliser et suivre les demandes de personnel (embauche, mutations)
- Rédiger les contrats de travail et avenants non cadres
- Constituer et mettre à jour les dossiers des salariés
- Etablir les déclarations annuelles (médecine du travail, handicapés...)
- Saisir dans le logiciel de paie toutes les informations relatives au personnel
- Gérer et suivre les tableaux de bords RH
- Participer à l'élaboration du plan de formation générale, technique et spécifique et assurer son suivi
- Organiser les voyages dans le cadre de la formation générale en dehors de l'entité considérée
- Mettre en œuvre de formation spécifiques avec les organismes de formation
- Assurer la gestion et le suivi de certains dossier spécifiques
- Représentants du personnel : convocation, déplacements, réalisations des documents transmis aux IRP, organisation des élections

**6. Information du personnel**:

- Informer le personnel sur la réglementation sociale et les procédures internes

**7.Gestion et achats**:

- Suivre le budget "Frais de personnel"
- Assurer la gestion de la caisse et de l'accréditif
- Assurer la gestion des Tickets restaurants
- Gérer et suivre les demandes d'achats et d'investissements : établir les commandes, enregistrer les livraisons, contrôler les factures
- Gérer et suivre les contrats fournisseurs locaux
- Vous aurez une formation au siège et à Lyon et à Dijon_

**Profil recherché** Le profil idéal pour ce poste ?**
- Une première expérience réussi de minimum 5 ans sur un poste similaire

**Vos compétences pour ce poste ?**
- Connaissance des process achat et budgétaire
- Maitrise des outils bureautiques et logiciel spécifique (logiciel de paie : SAP pour la gestion administrative du personnel)
- Connaître et faire appliquer les règles Société
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'entreprise
- Bonne notions du droit du travail

Vos qualités pour ce poste ?
- Être à l'écoute
- Organisé
- Priorisé
- Autonome

**Les avantages**:

- CSE
- Ticket restaurants 9,40€
- Télétravail (2 jours/mois)
- Mutuelle

**Conditions du poste**:

- **Contrat** : CDI (suite à départ à la retraite)
- ** Horaires**: Du lundi au vendredi de 8h à 12h et 14h à 17h
- ** Rémunération** : 30k à 35k€/an (sur 13 mois)
- ** Date** : Poste à pourvoir à partir du mois de juin 2023
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