Assistant administratif et communication EUGLOH H/F - Paris, France - Université Paris-Saclay

Description

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé.e sous la responsabilité de la Manager Institutionnelle EUGLOH d'UPSaclay, l'assistant.e et communication EUGLOH aura comme missions générales principales d'apporter un soutien administratif et financier à l'équipe EUGLOH d'UPSaclay et d'accompagner la mise en œuvre du plan d'action de communication et de promotion de l'Alliance et de ses activités au sein d'UPSaclay.

Activités principales de l'agent.e :

Appui à la gestion administrative et financière EUGLOH

• Participer à la gestion et au suivi administratif et financier du projet EUGLOH pour UPSaclay dans le respect des règles administratives et financières du projet et de l'université ;
• Assurer le suivi financier des projets soutenus dans le cadre des appels à projets EUGLOH financés par le top-up France 2030, de la mise à disposition des fonds jusqu'au reporting financier ;
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au suivi financiers des différents actions et activités EUGLOH financées par Erasmus+ ou France 2030 ;
• Assurer le suivi et le lien avec la Direction des affaires financières (DAF) et l'agence comptable ;
• Alimenter et produire des tableaux de bord et de pilotage ;

Activités liées à la communication interne et à la dissémination d'EUGLOH

• Participation à l'élaboration et mise en œuvre du plan annuel de communication et de promotion de l'Alliance au sein d'UPSaclay ;
• Dissémination des activités, évènements et opportunités EUGLOH ;
• Promotion de l'alliance EUGLOH et de ses bénéfices auprès de toutes les communautés de l'université (Étudiants, personnel et partenaires) ;
• Soutien à production et création de supports de communication adaptés (kakémonos, flyers, power-point, posts, rédactionnel ...);
• Animation et suivi du contenu des pages EUGLOH du site web d'UPSaclay ;
• Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) à l'organisation d'événements et activités EUGLOH (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
• Participation aux réunions de promotion de l'alliance, aux salons et évènements, le cas échéant ;

Participation à la vie de service

• Assister la manager institutionnelle dans le suivi des activités d'UPSaclay pour EUGLOH ;
• Faire le suivi administratif des jobs étudiants et/ou des stagiaires de l'équipe ;
• Participation aux différentes activités ou réunions des autres pôles de la DRIE, DVEEC et à la mise en œuvre d'actions transverses ;
• Production d'indicateurs ;

L'agent.e aura des contacts quotidiens avec les agents de la DRIE, des autres membres EULGOH et du secrétariat de l'alliance, des académiques et des Services centraux tels que le DAF et la Direction de la Marque et de la Communication ;

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l'enseignement supérieur, de la Recherche ou de la formation
• Première expérience interculturelle souhaitée
• La connaissance de la gestion administrative d'un établissement public est un plus
• Accueillir les populations concernées
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils de bureautique, Microsoft Office (Excel, Powerpoint et Word) est obligatoire.
• La connaissance d'outils numériques collaboratifs ou graphiques est un plus.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Bonnes qualités rédactionnelles et de communication (savoir adapter le message/support au public)
• Langue anglaise : être capable d'échanger de façon quotidienne à l'oral et l'écrit dans le cadre de ses activités propres

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et de la priorisation
• Rigueur, Fiabilité et Réactivité
• Polyvalence
• Autonomie et force de proposition
• Très bonnes capacités relationnelles et de travail en équipe
• Aptitude à travailler dans un environnement interculturel