Assistant de Direction - Lyon, France - Hospices Civils de Lyon - HCL

Hospices Civils de Lyon - HCL

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif**

LOCALISATION : Site Lacassagne, DPMT

DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES:
Accueil physique et téléphonique. Coordination et gestion des plannings (agendas, organisation de réunions, réservation de salles, de véhicules). Gestion des déplacements (ordre de mission, billets de train ). Assurer le suivi des dossiers des instances (CHSCT, CTEL ). Assurer le suivi du courrier et de la messagerie secrétariat DPMT (réception, diffusion, réponses, signatures DG). Gestion des congés des directeurs, recensement des congés des collaborateurs. Assurer la publication des postes DPMT, la réponse et orientation des CV, l'accueil et l'installation du nouveau recruté. Assurer des missions de référente communication : veiller à la mise à jour des différents documents de communication externes et internes (annuaires, organigrammes), préparation de l'accueil nouvel arrivant. Saisir, mettre en forme, éditer, classer, archiver des documents (courrier, rapports, publications, supports de présentation). Représenter la direction à la direction de la marque. Assurer des missions de référente RSE. Assurer la gestion et le suivi des consommables de papeterie et informatique, le suivi du plan d'équipement, maintenance et suivi du matériel, organisation des bureaux. Dossiers spécifiques.

COMPÉTENCES / QUALITÉS REQUISES:
Relationnelles : nombreux interlocuteurs, gestion du stress, des urgences, écoute, confidentialité
Organisationnelles : savoir prioriser pour la gestion des agendas notamment (optimisation des déplacements)
Techniques : Maîtriser la bureautique informatique et son environnement (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), utilisation des réseaux sociaux professionnels, mise en forme enquête de satisfaction (questionnaire et résultats)

Savoir-être:
Posséder un bon esprit d'équipe, le sens des responsabilités, de tact, de discrétion, de rigueur dans l'exécution des tâches et la communication des informations
Disponibilité, ponctualité assiduité. Respecter les règles de confidentialité qui prévalent dans la fonction publique hospitalière

QUALIFICATIONS REQUISES / SOUHAITÉES:
Une expérience en secrétariat de direction est une plus valus
Savoir rédiger des documents
Savoir gérer un système de classement
Etre en capacité de hiérarchiser les priorités

CONDITIONS ET ORGANISATION DE TRAVAIL:
Poste à temps plein, classé à repos fixe. 28 CA, 15 RTT(37h30 hebdomadaires).
Prise en charge de 50 % de l'abonnement transport en commun TCL
Plages horaires de 8h30 à 17h à couvrir par les 2 secrétaires, dont les congés et autres absences prévues doivent être coordonnées pour assurer la continuité du service
Poste éligible au télétravail selon la charte des HCL

Rémunération selon grille fonction publique hospitalière adjoint administratif (catégorie C). 26keuros bruts annuels

**Personne à contacter