Assistant-e Administratif-ve/formation en Cdd de 4 - Strasbourg, France - Eurométropole de Strasbourg

Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

**Activités principales**:

- Gérer les dossiers formation de leur création jusqu'à leur classement.
- Vérifier la validité des pièces constitutives d'un dossier et créer les dossiers de formation dans le logiciel dédié.** **En assurer le suivi dans les délais prescrits.
- Procéder aux engagements financiers en lien avec les comptables.
- Organiser la logistique afférente aux actions de formation (réservation de salle, mise à disposition de matériel, reproduction de supports) en lien avec les différents prestataires (internes/externes).
- Assurer le suivi des échéances des inscriptions par les services et la complétude des groupes, gérer les absences et mettre à jour les sessions.
- Transmettre les différents documents aux agents (convocation, programme, plan d'accès ) et aux prestataires (bon de commande, fiches de présences, évaluations ).
- Veiller au retour des documents des prestataires, au besoin faire des relances.
- Intégrer les éléments post-formation dans le logiciel INSER (attestations, feuilles de présences, évaluations, rapports formateurs) et clôturer les dossiers (réaliser et solder les sessions).
- Etablir des attestations de stage.
- Classer et archiver l'ensemble des documents liés à chaque session de formation.
- Renseigner les services et les agents-es de la collectivité sur toutes questions portant sur les formations mises en œuvre.
- Participer aux réunions du département MDC.

**Activités** secondaires**:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service Emploi et développement des compétences.
- Réceptionner et traiter le courrier (entrée et sortie) du département MDC.
- Frappe et mise en forme de courriers et de notes.
- Prendre en charge un ou plusieurs dossiers spécifiques.
- Participer ponctuellement à différents projets.

Vous assurez le traitement et la gestion des dossiers de formation dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.Vous accompagnez les cellules RH des services/directions dans leurs démarches et veillez au respect des procédures pour la mise en œuvre des formations.

Vous assurez le suivi des formations obligatoires des fonctionnaires.

Vous participez à la réflexion et aux travaux du département.
- Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités.
- Expérience sur un poste de gestion administrative.
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
- Maîtrise de la collectivité, de son fonctionnement et de ses services.
- Maîtrise du contexte réglementaire de la formation dans la FPT.
- Maîtrise du fonctionnement, des activités, des procédures et des partenaires du service EDC.
- Maîtrise les règles et chartes relatives aux documents administratifs.
- Maîtrise les techniques de secrétariat.
- Maîtrise les techniques de classement et d'archivage.
- Maîtrise les outils informatique.
- Capacité à s'exprimer correctement oralement et par écrit.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre.
- Capacité à travailler en autonomie.
- Capacité à rendre compte et à alerter.
- Capacité à respecter les délais.
- Capacité à respecter la discrétion et la confidentialité.
- Réactivité.
- Travail en équipe
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d'année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).