Secrétaire (F/H) - Annecy, France - Université Savoie Mont Blanc

Université Savoie Mont Blanc

Entreprise vérifiée

Annecy, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**L'université Savoie Mont Blanc recrute un**

**Secrétaire F/H**

**Recrutement contractuel uniquement**

**Contrat à durée déterminée jusqu'au 31/08/2024 (renouvelable)**

**Quotité : 100%**

**Site : Annecy**

**Au sein de Direction du patrimoine - Service Exploitation Patrimoine**

**Poste à pourvoir : septembre 2023**

**Contexte**:
Avec plus de étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d'une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d'Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d'université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l'ont vu naître et des entreprises qui l'accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

**Affectation**:Direction du Patrimoine - Service d'Exploitation du Patrimoine du Campus d'Annecy**

3 services d'exploitation des campus représentent la direction du Patrimoine sur les campus universitaires pour offrir des services de proximité aux différents usagers. Ils ont en charge l'ensemble de l'exploitation quotidienne, de la logistique, de la maintenance corrective et de la maintenance immobilière programmée (gros entretien et grosse maintenance) et l'accompagnement des usagers sur les différents campus de l'université Savoie Mont Blanc. Les missions des services d'exploitation de campus s'articulent autour de:

- L'exploitation quotidienne du campus,
- La gestion de la vie des campus et l'accompagnement logistique des usagers,
- La sureté et la sécurité en exploitation des locaux et des espaces extérieurs,
- La maintenance immobilière préventive et corrective,
- Les aménagements et adaptations des locaux.

**1.** **MISSION**

La personne recrutée assurera le secrétariat du service d'Exploitation du Patrimoine d'Annecy. Ses missions principales seront l'accueil, le suivi administratif et financier des activités de logistique et de de maintenance. Elle répondra aux demandes des usagers soit directement, soit en les orientant vers les responsables logistique et maintenance ou auprès des services et des formations de l'université.

**2.** **ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION**
- **Activités principales**:_
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat et le suivi financier des activités du service.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative, financière, logistique et patrimoine
- Participer à la gestion des clefs et accès (préparation, attribution, programmation )
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Assurer l'affranchissement du courrier en vue de son expédition
- Participer à la rédaction des conventions de mise à disposition des locaux (BDE, extérieur,)
- Gérer les demandes de réservations de locaux pour les activités du service via le logiciel ADE
- Gérer les demandes de manifestations exceptionnelles via le logiciel SPHINX
- Compléter les tableaux de bord du service (consommations fluides, affranchissement, benne déchets,)
- Faire appliquer les consignes données
- Participer à l'organisation des évènements institutionnels

**3.** **COMPETENCES**
- **Savoirs**:_
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Technique d'élaboration de documents
- Connaissance de l'environnement professionnel
- **Savoir-faire**:_
- Utiliser les logiciels de bureautique et du domaine d'activité
- Accueillir et prendre des messages
- Savoir effectuer des suivis financiers et logistiques
- Enregistrer et classer des documents
- Organisation du travail en fonction des impératifs de production
- Prévenir ou gérer les conflits ou les situations sensibles - Prendre les mesures conservatoires adaptées
- **Savoir-être**:_
- Travailler seul et/ou en équipe
- Sens du relationnel et de la communication, discrétion
- Savoir rendre compte
- Sens de l'organisation
- Réactivité, rigueur et sens des responsabilités
- **Formation(s) et expérience(s) professionnelles