Assistant de Direction Gh - Saint-Denis, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Saint-Denis, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:03/11/2023

**Date de parution **:03/11/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant de direction GH F/H

**Métier**:
Accueil et orientation des personnes - Encadrant Accueil - Standard

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Présentation du service**:
Secrétariat commun comprenant:
- une assistante pour le Directeur du GH et l'adjoint au Directeur du GH
- une assistante pour la Directions des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie

Horaires de travail:
Amplitude horaire de 9h00 à 18h00
Détails:
7h36 en roulement avec la 2e assistante

**Vos missions**:
Mission générale:

- Assurer le secrétariat du Directeur du groupe hospitalier et de son adjoint.

Missions permanentes:

- Accueil téléphonique et physique
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Prise de rendez-vous, gestion de l'agenda du Directeur en collaboration avec celui de l'adjoint du Directeur du GH
- Tenue de l'échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l'agenda
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus de réunions
- Organisation des réunions
- Classement des dossiers
- Réaliser les commandes de fournitures pour le service

Missions spécifiques:

- Préparation des instances du GH avec envoi de l'ordre du jour et des annexes, prise de notes et rédaction du procès verbal : Comité exécutif et Conseil hospitalier territorial du GH.
- Préparation des réunions du comité de direction du GH : envoi de l'ordre du jour du GH.

Dossiers spécifiques:

- Gestion de l'ordre du jour des instances,
- Gardes administratives du GH,
- Congés des membres du comité de direction,
- Préparation d'évènementiels/visite de personnalité,
- Coordination des dossiers spécifiques relevant de la Direction du GH.

Missions ponctuelles:

- Assurer le secrétariat en l'absence du binôme
- Gestion des agendas
- Gestion intérim médical

Particularité du poste:
Confidentialité
Autonomie et polyvalence (travail en coordination avec les autres secrétariats du groupe hospitalier)
Capacité à gérer et hiérarchiser les urgences, anticiper les réunions et gestion des agendas

**Compétences recherchées**:
Savoir faire requis:

- Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet
- Excellente orthographe et esprit de synthèse

QUALITES REQUISES
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Qualité rédactionnelle
- Bonnes qualités relationnelles
- Rigueur et discrétion
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'autonomie
- Esprit d'initiative
- Résistance au stress
- Disponibilité
PREREQUIS
- Expérience conseillée

**Les avantages de l'AP-HP**:
**Description de vos avantages**:

- Crèche
- Restauration d'entreprise
- Remboursement du titre de transport

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)

**Ville**:
Bobigny

**Hôpital et/ou site**:
GHU Paris-Seine-Saint-Denis - Hôpital Avicenne