Responsable Du Département Gestion Administrative - Vanves, France - CNED

CNED

Entreprise vérifiée

Vanves, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sous l'autorité hiérarchique du / de la chef(fe) du service suivi des enseignements, le/la **responsable du département gestion administrative, logistique et technique**
**organise et conduit la réalisation de l'ensemble des actes de gestion administrative **nécessaire au suivi des inscrits en formation, dans le respect des contraintes et des
exigences règlementaires de la formation, et la prise en charge **de l'ensemble des actes d'administration, logistique et technique,** permettant le bon déroulement du parcours
de formation des inscrits.
Il/elle encadre une équipe de gestionnaires de scolarité polyvalents qui interviennent de **manière transversale en support à la réalisation des processus**
**d'accompagnement des inscrits **pilotés par les autres départements du service suivi des enseignement, sur le volet administratif, logistique et technique. Son département
intervient **sur l'ensemble des domaines métier de l'accompagnement** des inscrits et **sur l'ensemble des statuts des inscrits** (voie scolaire réglementée, formation
professionnelle continue FPC, adultes et/ou individuel libre, etc.).

**Management et animation d'équipes**:

- Encadrer les personnels sous sa responsabilité, organiser les plans de charge et s'assurer des compétences associées
- S'impliquer dans les évolutions de carrière (conduite des entretiens professionnels annuels : évaluation des compétences, identification des besoins de formation, des
souhaits d'évolution et de mobilité,)
- Participer au recrutement de certains collaborateurs
- Veiller aux conditions de travail, à la bonne organisation du travail et favoriser la communication interne
- Animer la conduite du changement
**Coordination et pilotage de l'activité de gestion administrative**:

- Conduire et piloter la réalisation des opérations administratives requises dans le parcours de formation des inscrits, sur l'ensemble du domaine métier et pour tous
les publics (voie scolaire, FPC, libres, etc.), notamment:

- Suivi de la progression et contrôle de l'assiduité, à la fois dans le cadre de l'instruction en famille et pour les inscrits de la formation financée
- Opérations relatives aux adaptations des parcours des inscrits
- Conseils de classe, commissions de passage et procédures relatives au passage en classe supérieure
- Procédures relatives aux paliers d'orientation et à l'accès à l'enseignement supérieur (Parcoursup)
- Procédures liées aux bourses et aux fonds sociaux
- Gestion et suivi des stages (conventions, avenants, attestations, etc.)
- Scolarité partagée
- Procédures spécifiques établies dans la cadre de conventions ou de partenariats (universités, écoles à l'étranger, etc.)
- Procédures spécifiques aux publics financés
- Organisation des examens
- Organiser la production et la diffusion des documents administratifs et de suivi de scolarité requis à destination des inscrits ou des tiers liés (services académiques ou départementaux, financeurs, etc.) : relevés de notes, bulletins, livrets scolaires ou d'examen, bilans de fin de formation, attestations de compétences, etc.

**Coordination et pilotage des actes d'administration des formations et de support logistique et technique à l'activité d'accompagnement des inscrits**:

- Déclaration des services des intervenants pédagogiques dans le système d'information et de leurs droits sur les plateformes d'enseignement et
d'apprentissage
- Suivi et régulation du flux des copies (affectation des tâches, suivi des charges, réaffectations, etc.) et des activités.
- Préparation des services faits pour validation du supérieur hiérarchique
- Logistique des opérations relatives à l'animation et à la professionnalisation des intervenants pédagogiques, et au contrôle qualité de leur activité.
**Organisation du traitement des demandes clients dans la chaîne de relation client**:

- Réceptionner les demandes transmises par le centre de relation client ou le département relation client de l'unité opérationnelle
- Analyser, qualifier la demande et proposer des éléments de réponse
- Assurer la traçabilité des informations dans le système d'information
**Contribution à l'amélioration continue des processus métier**:

- Suivre les indicateurs qualitatifs et quantitatifs définis et être le garant de l'atteinte des objectifs fixés
- Participer aux instances qualité de l'unité opérationnelle
- Faire appliquer les procédures définies par les directions métier dans le cadre de la politique de l'établissement
Prise en charge, gestion et suivi des inscriptions dans l'attente de la mise en oeuvre du service « inscriptions »

**Connaissances**
- Enjeux du système éducatif
- Enjeux de la formation à distance
- Réglementation liée à la gestion de la scolarité liés aux publics encadrés
- Technique de management, de pilotage
- Démarche qualité
- Outils bur