Assistant-e Administratif/administrative de - Grenoble, France - cdg69

cdg69

Entreprise vérifiée

Grenoble, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Synthèse de l'offre

**Employeur**

***

**MAIRIE DE GRENOBLE**
11, boulevard jean pain
Grenoble

La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

**Site web de l'employeur**

**Lieu de travail**
- Grenoble

**Poste à pourvoir le**
- 01/03/2023
- 31/01/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint administratif**Métier(s)**
- Assistant ou assistante de direction**Ouvert aux contractuels**
- Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Télétravail**
- Oui**Management**
- Non**Descriptif de l'emploi**

Rattachée à la Direction Alimentation Nature Cadre de vie et Condition animale (DANCC), vous assistez la directrice et les chefs de services.

Vous assurez une mission administrative transversale permettant l'organisation, l'accueil, le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale), le suivi et le classement des dossiers.

Vous veillez à l'optimisation et au suivi des agendas de la directrice en fonction des priorités définies et vous contribuez à la continuité de service en matière administrative, en lien avec les autres agents administratifs des services.

**Missions et conditions d'exercice**
- Assurer une veille et une mise à jour permanente des agendas, afin de repérer toutes incohérences et de simplifier les déplacements de la directrice,
- Réaliser toute demande d'assistance pour le compte de la directrice et des chefs de service,
- Secrétariat courant pour le compte de la directrice, chefs de service et chefs de projet, en veillant au respect de la charte,
- Appuyer la directrice, les chefs de services et les chefs de projets dans la planification et l'organisation de réunions : réservation de créneaux et de salle, gestion des invitations, préparation et diffusion de l'ordre du jour,
- Organiser les réunions et les instances portées par la direction (groupes de travail, comités de pilotage, conseil d'exploitation de la régie lumière, commissions terrasses, commissions circulation, rdv élus-services, etc.) et assurer les interfaces nécessaires avec les secrétariats des élus et de la Direction générale,
- Organiser les coordinations internes, produire et diffuser leurs comptes rendus si besoin,
- Gérer le planning de réservations des salles de réunions de l'Alliance,
- Assurer le suivi des subventions de la direction sur le logiciel Progos,
- Coordonner la préparation des délibérations sur Webdelib, en assurer le suivi administratif à chaque étape (GT, commission) en lien avec les services et s'assurer de la diffusion et transmission aux acteurs concernés
- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables
- Préparer et éditer les courriers liés à l'attribution de la prime Air-Bois
- Contribuer à l'accueil téléphonique et à la gestion du courrier (recueillir et enregistrer le courrier et les parapheurs, la GED, les demandes Idylle)
- Assurer le relais et le suivi des demandes de notes à adresser au Maire
- Assurer un appui logistique pour les événements organisés par la direction : séminaire de travail, journée qualité de l'air, belle saison, jour de la nuit, etc.

A noter : le périmètre des missions de ce poste est susceptible d'évoluer à la marge.

**Profils recherchés**
- Vous avez des qualités relationnelles et un fort esprit d'équipe,
- Vous êtes force de proposition pour la création d'outils de suivi,
- Vous êtes capable de discrétion et avez le sens de la confidentialité,
- Vous avez des qualités confirmées d'organisation, de rigueur et de gestion des priorités,
- Vous êtes en capacité de vous investir sur des missions nouvelles et vous faites preuve de curiosité quant aux thématiques opérationnelles de la direction
- Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre Office) et les logiciels métiers dédiés (GED, Idylle, PROGOS, WEBDELIB, WEB Arrêtés, Libre Office, etc.).

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