Vendor Document Control - Paris, France - pi life sciences

pi life sciences

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**L'offre**:
Dans le cadre de votre activité vous êtes en charge de:
**Assister les chefs de projet pour le budget, la planification des activités et d'autres activités administratives**:
Ø Maintenir et suivre, en temps réel, avec l'aide du chef de projet et adjoints, l'outil de liste des produits livrables (Aveva).

Ø Les assister dans:

- La mise en place de l'outil de suivi de la planification (Janus)
- La mise en place de l'outil de planification avec les dates d'émission (par l'intermédiaire de Janus)
- La mise en place de l'outil de planification avec les dates de re-prévision (via Janus)
- L'émission des comptes rendus de réunions et le suivi des actions (outil AMT)
- Le suivi des heures de travail comptabilisées.

Ø Fournir aux responsables un aperçu de la semaine/mois à venir

**Assister les ingénieurs pour la qualité du travail effectué par les équipes sur le projet**:
Ø Assister les ingénieurs dans le classement du système de gestion électronique des documents (Gaia)

Ø Aider les ingénieurs à mettre à jour la documentation avec les derniers modèles disponibles

Ø Classer correctement les commentaires des clients et les réponses des TP dans la base de données des documents en temps réel.

Ø Création et mise à jour en temps réel du tableau de suivi des commentaires clients

Ø Créer et mettre à jour en temps réel le tableau des statistiques des revues HSE

Ø Créer et mettre à jour en temps réel le tableau de suivi des actions HSED

Activités techniques

Ø Etablir la numérotation des livrables selon les règles du client

Ø Assister l'équipe dans le suivi de la documentation des fournisseurs : envoi des notifications aux chefs d'unités, consolidation des données des chefs d'unités pour alimenter l'outil de suivi des fournisseurs (Vendor DataBase).

Ø Assister les adjoints dans le suivi des dessins HSED : transmission des dossiers, vérification des documents.

Ø Organiser avec le secrétaire de projet les réunions de revue de processus et de conception HSE

**Responsable de l'assistance administrative des ingénieurs HSE Design et Process travaillant sur le projet**:
Ø Assurer un environnement de travail adéquat pour les équipes (postes de travail, logiciels...) en coordination avec les secrétaires de projet

Ø Organiser les déplacements des personnes (entrées et sorties) et assurer la logistique (stylos, papiers, commandes de matériel de bureau) en coordination avec les secrétaires des chefs de projet ou de département.

Ø Suivi : planning des vacances, installation/organisation des bureaux dans la task force et déménagement, remplissage des fiches de mobilisation, badge/accès aux étages pour les résidents et les sous-traitants....

Ø Organiser des réunions

Ø Organiser des voyages

**Profil recherché**:
**Profil recherché**:

- Connaissance avancée des suites bureautiques Microsoft (Excel, Word, Powerpoint)
- Connaissance de la gestion de **bases de données** (Sharepoint, EDMS, GAIA....)
- Bonne communication
- ** Anglais **courant (rédaction de documents techniques, compte-rendu de réunion, )
- Bon relationnel

**Conditions Exceptionnelles**
- Participation, Intéressement, Cooptation : Participez à notre succès.
- RTT : Équilibrez travail et vie personnelle.
- Prise en charge 100% des titres de transport.
- Évènements d'entreprises (Abyldays, CE chèque de cadeaux noël, Gym lib).

**Le processus de recrutement**
- Si votre profil nous intéresse, vous serez convié(e) à un entretien avec un(e) Talent Acquisition et un manager. **(45 minutes/1h, physique ou visio)**:

- Prise de poste **:Immédiatement dans l'idéal ou à définir**.