Assistant de Direction - Paris e, France - Universcience

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Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sous l'autorité de la directrice des ressources humaines, vous assurez le secrétariat de la direction et celui de son directeur adjoint. Vous apportez une assistance dans la gestion administrative et l'organisation des informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Vous assurez également un suivi administratif des projets RH en cours ou à venir en proposant notamment des outils et supports pour renforcer leur mise en valeur.

Au titre de l'assistanat de la direction:

- assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- gérer les agendas, planifier, organiser et suivre les réunions (conception et mise en forme de supports de réunion, constitution des documents préparatoires et diffusion aux participants et participantes, gestion et organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions) ;
- contribuer à l'organisation générale des séminaires, colloques, événements pilotés par la direction, en lien avec les secrétariats des départements le cas échéant ;
- rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
- administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.) ;
- administrer, assurer le suivi, archiver et classer l'ensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec l'ensemble des équipes opérationnelles, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques ;
- assurer le suivi de documents budgétaires simples et mettre à jour les tableaux de bord et tous les outils de planification du pilotage global de la direction ;
- établir des commandes via la plateforme dédiée pour les activités directement rattachées à la direction et en assurer le suivi ;
- gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc. ;
- assurer l'administration RH, en lien avec la DRH, des personnels de la direction (gestion des congés notamment).

Vous pouvez être amené ou amenée à:

- prendre en charge certains dossiers relevant de la direction ;
- assurer le suivi de marchés relevant de la direction.

Au titre du suivi des projets RH:

- participer, en appui et en soutien de la direction et des chefs et cheffes de projet, au suivi et à la mise en œuvre de projets RH notamment dans le cadre du projet d'établissement ;
- assurer le suivi administratif de certains projets RH : organiser des réunions, proposer des outils de suivi de projet, assurer un suivi d'avancement régulier, procéder au classement et à la compilation des éléments produits ;
- proposer des outils pour mettre en valeur les projets RH et leur mise en œuvre, notamment par les outils numériques de toute nature acceptés par l'établissement (vidéos, photos, plaquettes, etc.) ;
- veiller à la qualité constante des espaces communs de la direction (lieux d'accueil, salles,) accessibles au personnel et aux visiteurs et visiteuses et proposer régulièrement des améliorations.

**Profil**:
Titulaire d'un BTS Assistant manager ou d'une licence professionnelle dans le domaine de l'assistanat RH, vous disposez des compétences suivantes:

- Excellente qualités rédactionnelles.
- Excellente expression orale.
- Capacité d'analyse, de synthèse et d'argumentation, à l'écrit comme à l'oral.
- Maîtrise des outils bureautiques usuels et de navigation sur le web ainsi que des outils informatiques utiles à l'activité.
- Bonne capacité à travailler avec des outils de travail collaboratifs.
- Sens de l'organisation et de la méthode, capacité à gérer les priorités et qualité de rigueur.
- Capacité d'adaptation et d'échange avec des interlocuteurs et interlocutrices variés.
- Connaissance du fonctionnement et des procédures en vigueur au sein d'un établissement public et notamment des procédures d'achat public.
- Connaissances en matière de communication et techniques audiovisuelles et numériques.
- Compétence en matière de coordination d'équipe projet.
- Sens du relationnel, qualité d'écoute et sens du service.
- Réactivité, autonomie, implication, esprit d'équipe, force de proposition.
- Grande discrétion dans le travail.
- Intérêt pour le monde de la culture et des musées.
- Intérêt pour les réseaux sociaux.

**Durée du contrat**:
1 mois avec prolongation possible

**Localisation du poste**:
**Lieu**:
Cité des sciences et de l'industrie, 30 Avenue Corentin Cariou 75019 Paris

**Demandeur**:
**Poste à pourvoir le**:
13/03/2023

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Date de publication**:
07/03/2023