de Direction Régionale - Rennes, France - BRGM

BRGM
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Entreprise vérifiée
Rennes, France

il y a 4 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Rejoindre le Bureau de Recherche Géologique et Minière (BRGM), c'est intégrer l'établissement public de référence dans les sciences de la Terre rassemblant 1 000 personnes expertes et passionnées, réparties dans 29 entités implantées en France métropolitaine et d'outre-Mer.

L'activité du BRGM a pour objectif la connaissance géologique et la compréhension des phénomènes liés au sol et au sous-sol, avec un enjeu: répondre aux défis des changements environnementaux à travers des projets innovants, à enjeux sociétaux.

Dans le cadre de vos missions, vous serez principalement chargé-e de:

- Assister le directeur et les agents de la direction régionale de Rennes dans les tâches fonctionnelles et administratives ;
- Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création, suivi et enregistrement), réserver les titres de transport et d'hôtel au travers du système de gestion interne ;
- Gérer les commandes : saisie des demandes d'achat, édition des bons de commande et des bordereaux de réception ;
- Traiter le courrier (enregistrement, diffusion, suivi) et rédiger des courriers et notes ; rédiger des comptes rendus ;
- gérer la régie de la direction ;
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;
- Apporter un soutien aux agents de la direction régionale Bretagne dans la gestion de projets,
- Organiser les événements de type visites, réunions en interne et externe ;
- Apporter un soutien aux agents de la direction régionale Bretagne dans l'usage des outils du numérique, en particulier sur l'exploitation des outils de visioconférence et outils de partage sous Office 365 ;
- Assurer le suivi de la relecture et de l'édition des rapports ;
- Classer et archiver les dossiers (Gestion administrative des projets) ;
- Participer aux réunions et aux actions de formation proposées au sein de la direction ;
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe via différents moyens mis à disposition (Intranet, mails de suivi, affichage, tableaux, outils de la transformation digitale) ;
- Travailler en collaboration avec les autres assistantes de la direction régionale, participer aux réunions de coordination et assurer le remplacement en cas de besoin ;
- Contribuer à la réalisation du projet Banque de données du Sous-Sol (BSS) par l'instruction des dossiers (saisie administrative des dossiers) ;
- Veiller à la bonne tenue et au classement des archives du site de Rennes ;
- Accueillir et orienter les visiteurs internes et externes et répondre aux demandes de consultation des archives du site de Rennes.

**Contexte**:
La Direction Régionale Grand Ouest représente le BRGM, dans tous les domaines d'activité de l'établissement. Elle intervient dans les domaines de la recherche, de l'appui aux politiques publiques pour le compte de l'Etat, de ses services déconcentrés, des collectivités locales et des autres organismes publics et d'industriels variés.

Dans le cadre de vos activités, vous assistez le Directeur Régional Bretagne (à Rennes) et les membres de l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité. Vous assurez également un appui, selon les besoins, aux assistantes des autres sites (Nantes, Rouen, Bordeaux, Poitiers) de la Direction Régionale Grand Ouest.

**Profil**:
Date de début souhaitée : 01/03/2023

Formation : Bac + 2

Expérience : 1 - 5 ans

Temps-partiel : 80%

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BTS secrétariat/assistanat ou équivalent avec une expérience professionnelle d'au moins 3 années dans le domaine de l'assistanat.

Vous maitrisez les outils de la transformation digitale, les outils du numérique, en particulier l'exploitation des outils de visioconférence et outils de partage sous office 365 (Teams).

Vous avez un intérêt marqué pour les outils de communication et les réseaux sociaux.

Vous avez de l'expérience dans l'organisation d'évènements ou de réunions.

Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes:

- Motivation pour le travail en équipe : adaptabilité, efficacité et réactivité, concertation, polyvalence et dynamisme ;
- Rigueur dans l'organisation et le classement ;
- Excellentes qualités relationnelles : discrétion, réserve, écoute et être force de proposition
- Capacité d'autonomie, de réactivité et d'initiative ;
- Bonnes qualités rédactionnelles ;
- Bonne connaissance et aisance dans l'utilisation des outils de bureautique (pack office windows 10) et digitaux (réseaux sociaux, messagerie instantanée, visio conférence,...) ;
- Une connaissance des outils BSS Menu, GESFOR, FORAGE serait un plus ;
- Une connaissance de l'anglais (oral/écrit) serait un plus.

**Spécificité du poste**:
Dans un environnement favorable à l'équilibre vie professionnelle/vie privée, notamment grâce au télétravail, le BRGM se distingue par son climat de bienveillance et de convivialité.

Labellisé
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