Un-e Secrétaire Assistant-e Administratif-ve - Bobigny, France - Seine-Saint-Denis

Seine-Saint-Denis

Entreprise vérifiée

Bobigny, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Le Département de la Seine-Saint-Denis**

**Qui sommes-nous ?**

Avec **8 000 agent-e-s départementaux** et près de **200 métiers**, le Département de la Seine-Saint-Denis est le **premier employeur public du territoire**. Nos missions couvrent des **domaines variés** tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.

**Employeur responsable**, nous œuvrons à ce que **notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire**. Ainsi, nous sommes fiers d'être la **première Collectivité à avoir été doublement labellisée** : Diversité et Égalité Femme / Homme.

**Direction**:
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) se situe à BOBIGNY. Elle est composée de six services:

- Service Ingénierie et Maîtrise d'Ouvrage (SIMO)
- Service Accueil et Prestations de Proximité (SAPP)
- Service Imprimerie, Logistique et Approvisionnement (SILA)
- Service des Bâtiments Départementaux (SBD)
- Service Gestion des Véhicules (SGV)
- Service des Affaires Générales (SAG)

**Raison d'être du poste**:
Il/elle assiste les cadres de la direction dans leurs missions et responsabilités en termes de secrétariat, d'organisation fonctionnelle, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers dans le cadre d'une organisation centralisée en Pôle et participe activement aux projets administratifs liés à la mise en place du Service des Affaires Générales.

**Missions principales**:

- Assurer les fonctions relatives au secrétariat : Accueil physique et téléphonique, gestion proactive d'agenda, gestion du courrier entant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement), gestion du temps de travail des agents, mise à jour de l'annuaire de la direction, etc
- Assurer le suivi administratif des dossiers individuels (Nouvel arrivant, CET, Retraite, arrêt de travail, médaille, EPA, primes, etc ) en lien avec le SGR et la DRH.
- Participer à l'organisation administrative de la direction : assurer l'organisation logistique et fonctionnelle des réunions (choix des dates, réservation de salle, préparation des fonds de dossier pour les participants, etc ), gérer de prestations via les outils métiers, assurer la prise de notes lors des réunions, la rédaction finale des comptes rendus, rédiger des notes et mails courants à la demande des services et de la direction.
- Gérer le suivi administratif des dossiers/projets : menés par la direction (tableaux de bord, note de synthèse, recherche documentaire et constitution de dossiers, impression de documents issus des outils métiers, etc ), et rédiger ou relire des documents dans le respect des chartes départementales Contribuer au processus d'information en assurant la centralisation et la circulation des informations et en organisant le classement et l'archivage des dossiers (papier et numérique).
- Contribuer à la conception des documents et outils de suivi nécessaires au bon fonctionnement du pôle en participant, aux réflexions engagées sur l'amélioration de l'organisation de la fonction secrétariat-assistance de pôle, à la rédaction de procédures de l'activité du pôle, à la construction de tableaux de bord mutualisés pour le suivi des activités du pôle et en permettant d'assurer la continuité et le relais sur les activités en cas d'absence.
- Collaborer étroitement avec les assistantes RH du secteur RH du Bureau.

**Profil**:
Vous êtes organisé-e, autonome et rigoureux-se, capable de vous adapter.

Vous êtes de la qualité du service public rendu et placez l'usager-e au cœur de vos préoccupations.

Vous êtes dotés d'une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités.

Vous avez une bonne capacité relationnelle pour travailler en équipe.

**Diplômes requis**: Baccalauréat, BEP ou CAP

Une ou plusieurs expérience(s) professionnelle(s) sur un poste similaire requise(s)

**Informations complémentaires**:
"Le Département, Collectivité solidaire, peut mobiliser ses agent-e-s sur toutes missions relevant de son cadre d'emplois au-delà de la présente fiche de poste"