Office Manager - Paris e, France - EXPERTIVE

EXPERTIVE

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Nous recherchons pour un de nos clients un(e) assistant de direction

Vos missions seront:
**Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil**
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

**Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant**
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL ).

**Communication**
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

**ACTIVITÉS ÉVENTUELLES**
- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients ).
- Suivre les procédures d'appels d'offres.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 40 000,00€ à 50 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salariale
- Horaires flexibles
- Participation au transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Horaires flexibles
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Heures supplémentaires majorées
- Prime annuelle
- Primes

Lieu du poste : Un seul lieu de travail