Responsable Administratif ou Administrative Des - Palaiseau, France - Institut Mines-Télécom

Institut Mines-Télécom

Entreprise vérifiée

Palaiseau, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Qui sommes-nous ?**
Ecole de l'Institut Mines-Télécom, Télécom Paris est la première grande école française d'ingénieurs généralistes du numérique. Avec des enseignements et une recherche d'excellence, Télécom Paris est au cœur d'un écosystème d'innovation unique fondé sur la transversalité de sa formation, de ses départements de recherche et son incubateur d'entreprises.

Membre fondateur de l'Institut Polytechnique de Paris, Télécom Paris se positionne comme le laboratoire à ciel ouvert de tous les grands défis technologiques et sociétaux.

**Description du poste**:
Nous recherchons une ou un responsable administratif au sein de la direction de l'enseignement de Télécom Paris. Vous assurerez assurerez la gestion administrative des inscriptions des étudiants, vous coordonnerez les procédures administratives du pôle Déploiement de la Direction de l'Enseignement et vous piloterez l'activité du coordinateur du suivi social des étudiants

**Missions principales**:
**1. Assurer la gestion administrative des étudiants**
- ** Vous suivez et validez les paiements des droits d'inscription des étudiants**
- Vous suivez le règlement des droits d'inscription des étudiants en cycle ingénieur ;
- Vous assurez le suivi de la facturation des droits d'inscription des étudiants en Mastères Spécialisés en lien avec l'assistante administrative ;
- Vous validez les dossiers de mise en facturation ;
- Vous participez et met en place des réunions régulières de suivi avec le service Finances ;
- Vous proposez des améliorations de ces processus et les mettez en œuvre
- **Vous supervisez les inscriptions administratives des étudiants**:

- Vous paramétrez et ouvrez les campagnes d'Inscriptions administratives dans le système d'information ;
- Vous suivez les césures et suspension de scolarité ;
- Vous validez les dossiers administratifs et contrôlez les données du système d'information ;
- Vous pilotez les enquêtes institutionnelles SISE et CGE
- ** Vous participez à la diplomation des étudiants**:

- Vous vous assurez des quitus administratifs des étudiants avant leur diplomation
- Vous supervisez l'archivage et de la distribution des diplômes
- Vous assurez le suivi des demandes de vérification des diplômes et de validation des parcours de formation

**2. Coordonner les procédures administratives du pôle Déploiement de la Direction de l'Enseignement**
- **V**ous o**rganisez et encadrez l'engagement des intervenants extérieurs**:

- Vous tenez à jour le budget prévisionnel annuel et le suivi des dépenses de vacations et de prestations d'enseignement pour l'ensemble des formations de la Direction de l'Enseignement ;
- Vous organiserez et suivez les processus d'engagement des intervenants extérieurs en lien avec les coordinateurs des études ;
- Vous validez les conventions de prestation d'enseignement en lien avec l'assistante administrative ;
- Vous vous assurez de la validation des déclarations d'activité d'enseignement en lien avec les coordinateurs des études ;
- Vous mettez à jour les déclarations d'activité d'enseignement complémentaires ;
- Vous validez les ordres de missions des intervenants extérieurs en lien avec l'assistante administrative ;
- Vous vous assurez du paiement des prestations sur facture et des vacations sur salaire ;
- Vous proposez et mettez en œuvre des améliorations de ces processus
- **Vous** **supervisez les dépenses du Pôle Déploiement de la Direction de l'Enseignement en lien avec les assistantes de la Direction de l'Enseignement**:

- Vous suivez le budget de dépenses ;
- Vous suivez et validez les bons de commandes et les engagements financiers ;
- Vous validez les facturations et les ordres de missions ;
- Vous participez et mettez en place des réunions régulières de suivi avec le service Finances
- **Vous gérez les marchés publics de la Direction de l'Enseignement en lien avec le pôle Marché***

**3. Piloter l'activité du coordinateur du suivi social des étudiants**
- Vous accompagnez et informez les étudiants dans leur demande d'aides financières et de bourses sociales
- Vous assurez le lien avec la Fondation de l'Institut Mines-Télécom, l'IMT et IP Paris, le CROUS
- Vous suivez les rendez-vous avec l'assistant social, organisez les commissions des bourses et Fond Social étudiants
- Vous participez aux différents groupes de travail IP Paris ou IMT
- Vous coordonnez l'activité avec le pôle vie de campus

**Activités diverses**
- Vous rendez compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
- Vous assurez en tant que de besoin toute activité liée à ses compétences et nécessaire à la continuité de service
- Vous participez aux projets IP Paris dans son domaine d'activités

**Profil du poste**:

- Vous êtes titulaire d'un Bac+5 ou avez une expérience professionnelle significative de 10 ans
- Vous avez une ex