Assistant(E) Services Techniques Généraux - Le Chesnay, France - Inria

Inria

Entreprise vérifiée

Le Chesnay, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Type de contrat **:Mobilité ou CDD**Contrat renouvelable **:Oui**Niveau de diplôme exigé **:Bac ou équivalent**Fonction **:Personnel des fonctions support (IT)**Niveau d'expérience souhaité **:De 3 à 5 ansMission confiée

Mission principale, l'assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables

et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Il/elle met en œuvre et suit les achats et budgets liés aux activités du STG. Elle assiste le responsable du service lors des réunions (compte rendu / suivi du budget).

Mission secondaire, il/elle pilote l'activité HSE en charge d'accompagner la politique en matière d'hygiène, de sécurité et d'environnement dans le cadre des activités du STG sur son site de rattachement.

Il/elle est l'interlocuteur sur l'ensemble des problématiques et évolutions réglementaires liées à l'Hygiène, Sécurité et Environnement ainsi que le développement durable dans le domaine bâtimentaire.

Principales activités
- **Assistant(e) STG (70%)**

**Assistanat Administratif**
- Assurer le classement et l'archivage
- Aider au suivi de l'inventaire des matériels et équipements des services
- Organise les réunions du service, rédige les comptes rendus ;
- Mise à jour du suivi des astreintes, valider les demandes de missions, suit l'état des congés.
- Assure la mise à jour du reporting des équipes ;
**Gestion financière et budgétaire**
- Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de

fonctionnement) du siège, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires.
- Respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire,

Effectuer un reporting régulier dans le tableau budgétaire STG et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié.
- S'informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du

domaine à respecter, en appui sur l'acheteur et le service dépenses.
- Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes

(DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les

prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité.

**Organisation et fonctionnement des services**:

- Contribuer à l'organisation de la vie interne du service : organisation des réunions de

service, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence.
- Prend en charge une partie des missions de ses collègues en leur absence dans le suivi du marché de nettoyage, du prêt de matériel, la réception des livraisons.
- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail,

accès aux outils, présentation des outils du quotidien).
- Suivre le calendrier collectif du service, les absences/congés, le télétravail, les déplacements.
- Alerter le responsable du service sur les anomalies de fonctionnement.
- En cas d'urgences ou d'imprévus, peut être amenée ponctuellement à aider les autres assistantes de la DAFP et réciproquement
- **Pilote HSE (30%, cette estimation peut évoluer suivant les projets)**

Mise en place progressive du poste suivant les connaissances du sujet.
- Contribuer à la création et mise à jour d'un registre de sécurité unique du ou des bâtiments.
- Participer à l'élaboration des plans de prévention, en cas d'intervention d'entreprises extérieures en lien avec l'assistant(e) de prévention et la DRH.
- Veiller à la régularité des vérifications et contrôles techniques périodiques règlementaires.
- Effectuer une veille réglementaire en lien avec la DAJ.
- Veiller à la mise en œuvre des conformités des bâtiments avec les lois relatives à la HSE, comme la loi handicap (article R accessibilité des bâtiments aux personnes en situation de handicap et les incidences sur des dispositifs spécifiques aux bâtiments.
- Contribuer en tant que de besoin aux travaux de préparation de déménagement, en lien avec les sujets HSE.

Compétences
- **Savoir-être**
- Être force de propositions
- Bon relationnel pour développer l'activité et améliorer la qualité de service
- Esprit de synthèse et réactivité face à des problèmes multiples
- Sens du service et autonomie
- Capacité d'adaptabilité et travail en équipe
- Sens de l'organisation et rigueur
- **Savoir-faire**
- Pour la partie pilote HSE, une formation sera possible au démarrage de cette activité, pour une montée progressive en compétence sur le sujet.
- Conduite de réunion
- Suivi budgétaire (comptabilité)
- Maitrise des outils bureautiques
- Maitrise des principaux logiciels du domaine (EKSAE FI)

Avantages
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisa