Assistant Direction - Lyon, France - Itg consultants

Itg consultants

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

A. Présentation du poste

Vous êtes chargé d'assister les dirigeants de la société:

- dans l'organisation des réunions et des actions du Comité de Direction,
- dans la gestion de l'action commerciale (base de données Clients, prospection, réponses aux consultations,)
- dans la mise en œuvre des actions de communication/marketing,
- dans la gestion des partenariats (sponsoring, mécénat, ) et des invitations Clients,
- dans la gestion des relations avec les organisations professionnelles,
- dans la mise en œuvre de la veille informationnelle et de la communication interne,
- dans l'organisation des outils de partage et d'amélioration du savoir-faire de la société,
- dans la gestion des ressources humaines (actions de recrutement, formations, entretiens et rendez-vous périodiques, vie de la société, relations avec les délégués ),
- dans la gestion des actions liées à la Responsabilité Sociétale de l'Entreprise et à la Charte Environnement,
- dans la mise en œuvre des procédures d'assurance qualité et de qualifications professionnelles,
- dans la mise en œuvre des investissements et la gestion des contrats avec les fournisseurs de la société

B. Savoirs principaux et compétences sollicites
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...),
- Utilisation des techniques de secrétariat, de recrutement, d'animation de réunion
- Capacités rédactionnelles,
- Utilisation des outils et techniques de communication, des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,...),
- Gestion de base de données, utilisation d'outils CRM / ERP,
- Connaissances de base en Droit du Travail, Code de la Commande Publique, gestion comptable.

C. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles, conditions principales d'exercice des missions et règles d'éthique dans la société

Dans votre fonction d'assistant de direction, vous intervenez sous le contrôle et la responsabilité des associés concernés par les différentes thématiques d'intervention (commerciales, communication, RH, achats/moyens ).

Dans le cadre de la mission d'assistant de direction, la titulaire vous prendrez en charge les taches suivantes:

- **Relations avec CODIR**:
Ø Organisation et participation aux réunions du Codir (vendredi matin),

Ø Préparation de l'ordre du jour et des informations associées en relation avec les associés et collaborateurs concernés,

Ø Rédaction des comptes-rendus sur les thématiques concernées et enregistrement/suivi des décisions entérinées et tenue à jour du planning des actions à mener ;
Ø Intervention en soutien des associés sur la définition et le suivi du plan stratégique de développement et des projets de croissance externe
- Consultation permanente des associés référents sur les différents sujets (activité commerciale, RH, achats/moyens, ) pour toute difficulté et risque rencontrés dans la réalisation des missions dont elle a la charge
- Présentation de propositions visant l'amélioration de l'organisation, l'augmentation de l'efficacité dans la fonction (objectif d'une synthèse une fois par an min.)
- **Gestion des achats**:
Ø Gestion des relations fournisseurs pour les investissements, les achats de prestations de locations et entretiens (locaux, véhicules, outils et équipements divers, ) ;
Ø Gestion base de données fournisseurs ;
Ø Recensement et définition des besoins en relation avec les associés/collaborateur concernés ;
Ø Elaboration des cahiers des charges ; sélection des fournisseurs ; obtention des devis, assistance au choix par les associés et gestion des commandes ; vérification du respect des engagements contractuels (délais/prix, qualité) ;
Ø Gestion des stocks (notamment sur fournitures de bureau, EPI, goodies/cadeaux clients, objets/vêtements marqués BEAUR, ) ;
Ø Gestion des échéances et besoins de renouvellement des contrats divers (entretien/assurances des locaux, équipements, location de véhicules,) ;
- **RH/ Communication interne/RSE/Charte Environnement/Groupes de travail Métiers**:

- Contrôle de la communication interne avec création/diffusion périodique de la Newsletter interne (objectif d'une parution tous les 2 mois min.) : contacts et échanges pour alimentation des différentes rubriques (Actu BEAUR offres importantes/nouveaux contrats, Actu Territoire, Actu Partenaires, Actu Règlementation ; Infos Métiers ; Infos Persos / Libre expression )
- Préparation et mise en œuvre de la communication interne au fil de l'eau sur les sujets à traiter (sans attendre la Newsletter) concernant la vie de la société et les RDV avec les salariés (en relation avec les délégués)
- Gestion de la base de données RH et des fiches Salariés
- Assistance à la gestion (programmation/restitution) des rendez-vous RH : entretien d'évaluation et entretien professionnel ;
- Assistance à la gestion des réunions des dél