Assistant(E) Administrative - Aix-en-Provence, France - ESAIP

ESAIP

Entreprise vérifiée

Aix-en-Provence, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE**

**AIX-EN PROVENCE **CDI

Localisée à Saint-Barthélemy d'Anjou (Campus Ouest) et Aix-en-Provence (Campus Méditerranée), l'ESAIP, école d'ingénieurs La Salle, est labellisée EESPIG par l'Etat Français, habilitée par la CTI et membre de la CGE. L'ESAIP, Grande Ecole d'ingénieurs de **l'avenir responsable**, a vocation à accompagner, dans un contexte global, **les transitions écologiques, économiques et numériques des entreprises et des collectivités**, notamment en terme d'apports en expertise dans la Cybersécurité, les réseaux, le Big Data et Data sciences, les objets connectés et systèmes intelligents, le Green IT (informatique responsable), l'intelligence artificielle et la transition numérique, mais également en gestion des risques et environnement avec le Management et la Performance QHSE (Qualité, hygiène, sécurité et environnement), la maîtrise des énergies, la prévention des risques industriels et naturels, l'économie circulaire et la sécurité et sureté des biens et des personnes.

Vous souhaitez rejoindre une équipe à taille humaine et contribuer à son développement ? Le Campus Méditerranée, sur la ville d'Aix-en Provence, recrute un(e) assistante(e) administrative.
Rattaché(e) à la Direction du campus Méditerranée, elle/il assurera des missions administratives et des missions d'assistanat de direction.

**MISSIONS**:
**Gestion de la planification**:

- Elaborer et saisir les emplois du temps en fonction des disponibilités des enseignants (formateurs occasionnels ou permanents), sur le logiciel dédié depuis les bandeaux pédagogiques établis par les pilotes de formation,
- Gérer les ressources : humaines, salles, équipements spécifiques
- Veiller à la visibilité de l'ensemble du planning pour chaque étudiant
- Participer au recrutement des surveillants en fonction des besoins

**Gestion administrative des intervenants (en lien avec la RH)**
- Extraire le volume horaire par enseignant puis transmission au service RH pour
édition des contrats de travail / bon de commande.
- Etablir en fin de semestre le bilan des heures prévisionnelles et réalisées
- En lien avec le service RH, gérer les dossiers administratifs des enseignants (intervenants, formateurs occasionnels et permanents) ainsi que les déclarations rectorales.

**Gestion d'assistanat de la directrice du campus**:

- Accompagne le directeur dans l'élaboration des dossiers institutionnels, dossiers d'accréditations et bilans,
- Planifier et participer à l'organisation des réunions
- Rédiger les comptes-rendus de réunion et bilan,
- Gérer les appels, organiser et planifier l'agenda du directeur,
- Traiter, mettre en forme les documents, rapport, courrier,
- Contrôler et soumettre à validation les factures des prestataires auprès de la direction
- Suivre et alimenter les tableaux de bords
- Enregistrer, trier archiver les courriers
- Participer à la vie de l'école : Rentrées, Semaines d'intégrations, Journées Portes Ouvertes, Veille professionnelle
- Participer aux commissions dédiées

**Gestion de la scolarité**
- Valider les dossiers sur la plateforme My Digital Campus
- Gérer la CVEC & les bourses du CROUS et participe aux commissions dédiées

**PROFIL RECHERCHÉ**

BAC+2 en Assistante administrative avec expérience professionnelle de 5 ans.
Une première expérience dans l'enseignement serait un plus.

Sens du service, excellent relationnel

Forte polyvalence, autonomie et rigueur
Maîtrise de l'outil informatique EXCEL
Un bon niveau d'Anglais serait un plus

**CANDIDATER**
- **lettre de motivation en pdf**
- **CV en pdf**

**Esaip - 18 rue du 8 mai CS St Barthélemy d'Anjou Cedex**

**Esaip -** **Bâtiment B & C - Allée de la Pomone, Vert Pomone Aix-en-Provence**

**Esaip - 20 rue de Contrai Reims**

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 24 000,00€ à 28 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel