Assistant de Direction - Priziac, France - Fondation Apprentis d'Auteuil

Fondation Apprentis d'Auteuil
Fondation Apprentis d'Auteuil
Entreprise vérifiée
Priziac, France

il y a 1 mois

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**ASSISTANT DE DIRECTION H/F**

A Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous, en donnant du sens à son action.

Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.

Pour notre site de **PRIZIAC **, nous recherchons un **ASSISTANT DE DIRECTION H/F **en **CDD de remplacement**.

**Missions**:
Au sein de l'équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes:
**Accueillir et informer,**
- Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures,
- Effectuer l'accueil téléphonique des Services Généraux,
- Orienter les visiteurs et gérer la signalétique,
- Permettre la circulation de l'information au sein des Services Généraux.

**Coordonner et organiser**
- Organiser et faire circuler l'information au sein des équipes du service,
- En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention,
Organise, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d'hébergement, transport ),
- Organiser et suivre un plan de classement administratif,
- Gérer le logiciel de suivi des interventions de l'équipe Maintenance,
- Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques,
- Préparer les trousseaux de clé et effectuer leur suivi,
- Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements d'Auteuil,
- Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau (crayons, papier, scotch, post-it, etc).

**Assurer le travail administratif**
- Traiter le courrier des Services Généraux
- Gérer la messagerie électronique et vocale du service,
- Gérer la base de données contacts du service,
- Rédaction de lettres et de courriers,
- Enregistrer et classer les informations utiles,
- Tenir à jour différents agendas et planning, prendre des rendez-vous,
- Filtrer les informations et respecter la confidentialité,
- Prendre des notes et synthétiser des comptes-rendus,
- Gérer un fond de caisse,
- Réaliser des bons de commandes,
- Pointer les factures,
- Réaliser des notes de frais,
- Suivi des cartes/chèques déjeuner (UpDéjeuner).

**Assister le Responsable des Services Généraux**
- Gérer l'agenda du Responsable des Services Généraux (RSG),
- Assister le RSG dans le travail administratif,
- Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux,
- Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs (relevé des heures),
- Transmettre les éléments de paie (absences, primes,) au service comptabilité,
- Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences,),
- Assister le RSG dans le suivi budgétaire,
- Elaborer et suivre un tableau de bord financier,
- Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance,
- Suivi administratif des assurances (ouverture de dossier, déclarations de sinistre,),
- Gérer le prêt des véhicules de l'établissement (planning de réservation remise de clé et documents,),
- En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de la maintenance des véhicules,
- Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules,
- Assurer le suivi des cartes carburant.

**Profil**:

- Titulaire d'un diplôme ou d'une formation d'assistante de direction (BTS Assistant(e) de manager ou BTS Assistant(e) de gestion PME/PMI), vous justifiez d'une première expérience de 3 années réussie en secrétariat ou en tant qu'assistant(e) de direction,
- Vous êtes accessible, agréable et autonome,
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez faire preuve de pragmatisme et êtes réactif(ve),
- Vous maîtrisez l'outil informatique (Pack Office) et des outils collaboratifs (Teams, Forms, OneDrive, Planner )
- Vous avez des connaissances en droit du travail et des salariés.

Vous adhérez au projet de l'établissement, aux valeurs d'Apprentis d'Auteuil et à son projet éducatif.
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