Assistant-e de Gestion Administrative - Lyon, France - Inserm

Inserm

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

et les agendas de l'équipe de

**Principales **Direction, gérer les déplacements et missions des Responsables de Pôles

Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, de rendez-vous internes et

externes, de visites du laboratoire et conférences

Établir des comptes rendus de réunion (réunion d'équipe, réunion de Direction etc.)

Gérer les dossiers et le suivi administratif de l'ensemble du personnel (dossiers de

recrutement, repos compensateurs, demandes de compensation financières liées

aux astreintes, suivi des congés et absences etc.)

Coordonner les aspects logistiques de la structure

Participer au processus d'obtention et de délivrance des autorisations d'accès au

site

Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi

Produire des bilans et des statistiques

Utiliser des outils de gestion administrative, proposer et concevoir des processus et

des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

Accueillir, informer et orienter les visiteurs, français et étrangers, et les personnels
de l'unité dans leurs démarches
Traiter le courrier et les informations arrivant dans l'unité et les diffuser si nécessaire
Rédiger des courriers et des documents administratifs (en français et en anglais) ;
Filtrer les interlocuteurs (appels entrants)
Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes, les
informations relatives au fonctionnement du service, les informations relatives à la
réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous

Gérer les accès au restaurant pour l'ensemble des équipes Inserm présentes sur le

site en relation avec la DR

Coordonner et mettre à jour le site internet du laboratoire

**Activités ** Assurer la suppléance de l'assistant(e) gestionnaire (saisie et réception des
**complémentaires **commandes, ordres de missions et résevations etc.)

Assurer la suppléance « standard et accueil » : accueil visiteurs, gestion du standard,

réception des colis, distribution et affranchissement du courrier

**Spécificité(s) et**

**environnement du ** NA

**poste**

**Connaissances**Maitriser des logiciels et outils informatiques (traitement de texte, tableur et base de
données)

Rédiger de la correspondance en anglais

Comprendre et s'exprimer aisément en anglais

Avoir les connaissances théoriques et pratiques des techniques de gestion de

l'INSERM (SAFIR) serait un plus

Connaître les réglementations comptables courantes des organismes de gestion

Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'INSERM et de la recherche publique

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 2**

Emploi type

**Savoir-faire requis ** Capacités rédactionnelles

Capacité organisationnelle (anticipation, gestion des priorités et respects des
échéances)

**Gérer, respecter et faire respecter la confidentialité des informations et des**

**données**

Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse

**Aptitudes ** Rigueur

Sérieux

Discrétion

Réactivité

Capacité à travailler en équipe

Sens de la communication

Sens de la planification et de l'organisation

**Expérience(s) **
Expérience(s) professionnelle(s) sur poste(s) similaire(s)

**souhaité(s)**

**Niveau de diplôme**
**et formation(s) ** Bac+2, BTS
**requis
**Informations Générales**

**Date de prise de**
Le plus tôt possible

**fonction**

**Durée **1 an

**Temps de travail**Temps plein

38h30 hebdomadaires

32 Congés Annuels et 13 RTT

**Rémunération**A partir de € brut mensuel selon la grille des contractuels et en fonction de l'expérience
professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

**Date limite de**
30/06/2023

Sur la politique handicap de l'Inserm et sur la mise en place d'aménagements de poste de

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 3