Usagers / de Direction - Nort-sur-Erdre, France - Institut Public Ocens

Institut Public Ocens

Entreprise vérifiée

Nort-sur-Erdre, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Ayant le sens de l'accueil et de l'organisation, vous êtes réactif(ve) et savez faire preuve d'autonomie. Vous recherchez un poste diversifié où le contact humain est au centre des missions. Vous travaillez en étroite collaboration avec l'assistante de direction et l'assistante usagers du site de Nantes, ainsi que l'ensemble des professionnels de l'Institut, les partenaires, les usagers et les familles. Vous avez idéalement une première expérience réussie en gestion administrative ou en secrétariat médical.**

**Vos missions**:
**Assistant(e) usagers : Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service, **vous assurerez les tâches administratives en lien avec la gestion des dossiers uniques des usagers du service concerné. Vous accueillez et renseignez les usagers et leur famille, planifiez les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), gérez, saisissez et classez les informations relatives au dossier usager.

En lien avec l'équipe du service médico-administratif et les responsables de services, vos missions pourront être complétées par du secrétariat auprès d'un ou de plusieurs responsables de services usagers.

**Vos activités**:

- Accueil physique et téléphonique des usagers, de leur famille, des professionnels et partenaires extérieurs.
- mise à jour des dossiers, élaboration de contrats de séjour, de conventions de coopérations, rédactions de comptes-rendus, certificats, mise en forme de documents, renseignement et actualisation des logiciels métiers (Access, Médiateam)
- Gestion administrative du service: assurer la continuité du service en cas d'absence d'une collègue, réception du courrier, classement et archivage, participation au rapport d'activité, statistiques et projets institutionnels.
- Secrétariat médico-social: traiter et mettre en forme des écrits professionnels et les inclure dans le dossier de l'usager.
- Organisation des commissions d'admission
- Coordination avec les chefs de service.
- Participation à des groupes de travail.

**Assistant(e) de direction : Sous la responsabilité fonctionnelle de la Directrice**, en collaboration avec l'assistante de direction, vous serez chargé.e:

- De préparer et organiser le Conseil de la Vie Sociale et le Conseil des jeunes du pole sensoriel. En cas d'absence de l'assistante de direction, vous pourrez être amenée à préparer et organiser d'autres instances (CSE, F3SCT, CA ).
- D'assurer le secrétariat sur l'ensemble des dossiers suivis par la Direction générale et les Directeurs adjoints.
- De planifier des rendez-vous, des réunions, de réserver des salles.
- De suivre, classer, tracer et gérer les différentes conventions avec les partenaires (EN, associatifs, MDPH etc )
- D'organiser des évènements permettant de rassembler de façon conviviale et collaborative des professionnels, ou des familles (réunions de rentrée, conférences etc ), de proposer des actions permettant de faire évoluer la qualité de vie au travail (liens avec le F3SCT) ou d'organiser l'accueil de partenaires extérieurs (visites de lycées, de partenaires associatifs)
- D'alimenter régulièrement les outils internes de communication (comme le padlet)

**Profil**:

- Bac à Bac + 2 en gestion administrative
- Expérience en secrétariat médical appréciée

**Savoir-faire**:

- Accueillir, orienter, renseigner des personnes
- Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, rapports, documents.
- Classer des données, informations, documents de diverses natures.
- Maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Power point)

**Savoir-être**:

- Savoir faire preuve de discrétion et rigueur
- Qualité relationnelle: écoute, sens de la communication, diplomatie
- Autonomie et initiative

**Conditions et avantages**:

- CDD d'un an à compter du 28/05/2024
- Poste à 50% sur la base 39h: Répartition du poste: 30 % sur des missions d'assistant(e) usagers pour le pôle sensoriel enfants et 20% sur des missions d'assistant(e) de direction en binôme avec l'assistante de direction.
- Rémunération tenant compte de l'ancienneté et régime indemnitaire
- RTT
- Temps de travail annualisé (congés la moitié des vacances scolaires + 15 jours à Noël)
- Avantages CGOS (billetterie, vacances, prestations sociales...)
- Participation employeur (75%) sur les forfaits de transport en commun ; forfait mobilités durables
- Titres restaurant

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 12,00€ à 15,00€ par heure

Nombre d'heures : 19.30 par semaine

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 28/05/2024